O Ciclo de Vida dos Documentos: A Teoria das Três Idades (2003.Jul.04)

Independentemente da tipologia documental, qualquer documento de arquivo passa por períodos que caracterizam a frequência de consulta e tipo de utilização que dele é feita. Fala-se então em ciclo de vida do documento que, tal como a noção de fundo ou o princípio da proveniência, faz parte das bases em que assenta a arquivística contemporânea. Composto por três períodos, o ciclo de vida dos documentos é uma maneira de abordar a realidade da organização e o tratamento dos Arquivos.
A arquivística reparte assim, a vida do documento de arquivo em três períodos:

• Activo
• Semiactivo
• Inactivo

O conceito de ciclo de vida transforma um conjunto de documentos quantitativamente demasiado importante, desmedido em relação aos meios de que se dispõe para lhe fazer face, em subconjuntos que apresentam diferentes características, o que facilita uma redistribuição dos documentos que compõem o conjunto e deixa entrever uma problemática que é então passível de se abordar com alguma hipótese de sucesso.

O conceito de ciclo de vida dos documentos, repartido por três idades, é oriundo dos Estados Unidos, e tem as suas raízes nas reflexões que os arquivistas e os "records managers" tiveram de fazer para resolver os seus problemas de massa documental acumulada, no princípio do século XX. Os princípios arquivísticos, são assim, muito recentes.
Estes identificam o desenvolvimento da disciplina que tinha a necessidade de assentar as suas práticas em bases mais teóricas. Por sua vez, estes princípios serviram para alimentar a especialização das metodologias e favoreceram a sua composição.

O período de actividade de um documento diz respeito ao período em que este se conserva no Arquivo Corrente de uma instituição. Por outras palavras, é o período durante o qual os documentos activos são indispensáveis à manutenção das actividades quotidianas de uma administração. Com utilização frequente, devem permanecer o mais perto possível do utilizador ou, em caso de se encontrarem em ambiente informático, ser de fácil e rápida acessibilidade.

Quando termina o seu período de actividade, os documentos tornam-se semiactivos, entrando assim num segundo período elementar da sua existência: o período da semiactividade pressupõe que os documentos devem ser conservados em Arquivo Intermédio por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para assegurar as actividades quotidianas de uma administração.
Os documentos semiactivos devem corresponder aos objectivos da sua criação, mas a baixa frequência na sua utilização não justifica uma conservação próxima do utilizador ou em memória de computador.
Se partirmos do princípio que a economia de espaço e de equipamento é o ponto máximo e determinante a favor da existência do período de semiactividade, compreende-se a vantagem de conservar os documentos semiactivos de forma centralizada, com o objectivo último de permitir tirar o melhor proveito de um acondicionamento de grande densidade.

Após o período de semiactividade, os documentos passam para o período de inactividade, no qual os documentos inactivos deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu. É o período em que se determina a eliminação ou conservação como arquivo definitivo, ou seja, é o período em que se determina o valor de testemunho e informativo de um documento.
Sendo assim, a teoria das três idades dos documentos, tenta determinar qual o ciclo vital dos documentos, partindo da sua frequência de utilização e do seu valor probatório, informativo e testemunhal.
Mas, quem pode afirmar que numa dada instituição, a frequência de consulta de documentos decresce de modo significativo depois da criação dos mesmos?

A aplicação desta abordagem tem portanto como sequência a repartição do conjunto de documentos em núcleos de Arquivo Corrente, de Arquivo Intermédio e de Arquivos Definitivos.
No entanto, é por vezes difícil estabelecer um período de semiactividade ou de inactividade de um documento, pelo que se deve ter em conta alguma flexibilidade no delinear da fronteira entre os mesmos períodos.
Apesar das definições que podem fornecer alguns textos normativos ou regulamentares sobre esta matéria, as certezas, porém, são ainda bem relativas.

A teoria das três idades assenta assim na abordagem por etapas na vida do documento. No período Activo, o documento existe para servir a gestão administrativa e/ou funcional da organização; no período Semiactivo, é utilizado ocasionalmente, sempre que haja necessidade de se socorrer de um histórico para realizar uma tarefa ou para utilização para fins probatórios; finalmente, no período de Inactividade do documento, este pode ser destruído pelo que os dados ou informação que aporta não representam qualquer valor para a organização, ou conservado de modo permanente face à sua importância histórica para a compreensão ou para o estudo das organizações, das pessoas, das regiões, dos negócios, dos países, ou até mesmo das sociedades.
Existem poucos estudos sobre esta matéria, mas dada a simplicidade do conceito, a sua aceitação e aplicação rapidamente se generalizou.