Conhecimento e gesto de pessoas dominaram encontro de Transformao Digital
26 de Outubro de 2018
  • EAD
  • EAD

Conhecimento e gestão de pessoas dominaram encontro de Transformação Digital

 

Lisboa recebeu, esta quinta-feira, o segundo Encontro Transformação Digital na Otimização de Processos Documentais, evento em que as mudanças nas organizações e o empoderamento dos recursos humanos esteve em destaque.

 

O evento, organizado pela EAD – Empresa de Arquivo de Documentação, com o apoio da Spigraph, contou com cerca de uma centena de participantes, que ouviram Sara Canteiro, partner technology strategist da Microsoft, falar sobre a própria transformação digital daquela multinacional “para ser associada à Inovação”.

 

Sara Canteiro falou, ainda, da importância de “responder às necessidades das pessoas”, porque “as organizações são feitas por pessoas”.

 

“Não podemos olhar só para aquilo que é importante para as organizações.As pessoas são centrais para qualquer transformação. Se não pensarmos na gestão de mudança que um processo destes vai exigir, estamos a esquecer-nos de uma parte muito importante do puzzle. Nunca nos podemos esquecer das pessoas”, disse, apontando também que a “realidade aumentada, inteligência artificial e computação avançada vão permitir um conhecimento mais profundo na nossa realidade”.

 

Captura inteligente na eficiência dos departamentos

Também presente no evento, o holandês Jeroen Kant, vice-presidente de business development da Spigraph, debruçou-se sobre soluções de captura documental.

 

Citando dados da Associação para a Gestão de Informação e Imagem (AIIM), Jeroen Kant sublinhou que 62% das organizações diz estar comprometida com a transformação digital, contudo, 37% admite ter ainda ter o escritório cheio de papel e 19% referem mesmo que a quantidade de papel está a aumentar.

 

“A gestão da informação ainda é muito caótica, ainda há muito papel e muitos processos manuais.”

 

Jeroen Kant deu casos práticos de melhoria dos sistemas processuais, nomeadamente a de um grande banco belga que queria melhorar os processos do departamento de abertura de contas, onde dominava o trabalho manual na abertura de cartas, verificação de assinaturas e digitalização de documentos. A implementação de um sistema de equipamentos de digitalização em massa para a separação de documentos validados dos invalidados permitiu à equipa poupar quatro horas por dia na validação de documentos.

 

Foi, também, apresentado o caso de uma empresa de business process outsourcing (BPO) na Holanda, onde eram digitalizados dez mil documentos por dia. Neste caso, foi possível implementar uma solução de digitalização em massa com colocação de códigos de barras em documentos, permitindo que a digitalização e validação de processos passasse de quatro funcionários para apenas um, libertando os restantes para outras funções.

 

Pela EAD, o CIO Marco Santos focou-se na importância de controlar a informação que chega às organizações através dos emails partilhados, dando o exemplo do sistema de gestão documental em workflow Read, Write & Share (RWS), da EAD, que permite organizar, através da automação de regras, um fluxo de email que permita uma melhor distribuição das tarefas que chegam às organizações, priorização e classificação das mesmas. Para o responsável dos Sistemas de Informação da EAD, esta solução permite “melhorar a eficiência das organizações”, não só pelo encaminhamento automático e agregação dos emails em diferentes tarefas, mas também porque dá à organização “indicadores de produtividade”.

 

Generali melhora tempo de resposta aos clientes
O evento contou ainda com a apresentação do case study da Generali em Portugal. Maria Perdigão, project manager account da seguradora, revelou que a companhia conseguiu melhorar o tempo de resposta aos clientes em 45% através da implementação de uma solução de fluxo de processos, levada a cabo pela EAD, que permitiu criar tarefas, através de regras automáticas atribuídas aos assuntos dos emails.

 

A responsável revelou que a solução permitiu não só reduzir o tempo de resposta, como também melhorar o encaminhamento de pedidos para as respetivas equipas de apoio ao cliente e acabar com o risco de eliminação de documentação. A solução foi implementada há um ano, contando já com 78% da força de trabalho da Generali integrada na plataforma, num total de 274 colaboradores.

 

No encerramento, Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD reforçou que “o mote da transformação digital não é substituir pessoas”, mas sim “colocar as pessoas a fazerem tarefas que as estimulem mais”.

 

O CEO vincou, ainda, a importância da eficiência na gestão de processos para ter uma organização de sucesso: “Quanto mais eficientes as empresas forem no processo documental associado ao seu produto ou serviço, mais hipóteses têm de sobreviver no mercado.”

 

(in https://pmemagazine.com/conhecimento-e-gestao-de-pessoas-dominaram-encontro-de-transformacao-digital/)

 
logo_face