Gesto documental um mercado maduro e bastante desenvolvido
07 de Setembro de 2018
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Gestão documental é “um mercado maduro e bastante desenvolvido”

 

Por ocasião do 25º aniversário da EAD, Paulo Veiga, CEO, antecipa que, este ano o lucro da empresa deverá ultrapassar o milhão de euros. Sobre o mercado, o fundador da empresa considera-o maduro e em transformação.

 

Em entrevista ao Computerworld, Paulo Veiga, CEO e fundador da EAD, recorda 25 anos de história da empresa, a passagem pelo grupo CTT, e como tem evoluído o mercado de gestão documental em outsourcing em Portugal. Os pioneiros da gestão documental adquiriram em 2017, uma tecnológica da área para o desenvolvimento de soluções in house. Este ano, esperam continuar a crescer e ultrapassar o milhão de euros de lucros.

 

Computerworld: Como caracteriza o mercado da gestão documental em outsourcing?

Paulo Veiga: Estamos perante um mercado maduro e bastante desenvolvido. São poucos os grupos económicos que não têm um parceiro para a sua gestão documental, seja na componente física como digital. Existem meia dúzia de operadores qualificados quem, com maior ou menor dificuldade, disponibilizam os serviços mínimos para os clientes. Estamos a falar de custódia física e destruição de arquivos. Depois existem outros, onde nos incluímos, que possuem competências em termos de software de gestão documental e workflows de Business Process Automation.

 

CW: Como se tem o sector adaptado ao mercado, no âmbito da transformação digital e da indústria 4.0?

PV: O setor adapta-se melhor tanto quanto as competências que as empresas possuem em termos de TI e a possibilidade de realizar investimentos em tecnologia. Trata-se de uma área onde é preciso investir e ter escala para ser rentável. As empresas do sector são pequenas, nós somos líderes de mercado com uma facturação no grupo de quase seis milhões de euros, o segundo operador factura metade. Não há, portanto, pela dimensão das empresas, cash-flows que permitam investir umas centenas de milhares de euros em tecnologia ou em recursos humano qualificados.

 

CW: Como nasceu a EAD? É uma das pioneiras no mercado de gestão documental em regime de outsourcing em Portugal?

PV: Sim, fomos pioneiros. Isso hoje é reconhecido por todos, até pelos concorrentes. Recebemos vários prémios de inovação, um deles internacional.
Para um jovem licenciado em economia, como eu, foi um privilégio criar um mercado onde fomos monopolistas – infelizmente durante pouco tempo -, depois em duopólio e oligopólio e, finalmente, em concorrência com múltiplos operadores que surgiram (alguns deles, entretanto, encerraram atividade). Foram 25 anos, ao longo dos quais se pode dizer que passámos por tudo. A aprendizagem que temos de como estar no mercado, inovar, servir clientes, ser correto com parceiros e accionistas é um capital que temos sem igual.

 

CW: Que tipo de soluções tecnológicas desenvolvem tendo em vista a melhoria dos processos de negócio das empresas no que toca à gestão documental? São totalmente desenvolvidas pela Fin-Prisma ou também em parceria com outras empresas?

PV: Sim, são desenvolvimentos aplicacionais internos pela nossa TI (oito programadores). Em termos de parcerias, o que fazemos pontualmente é adicionar alguns módulos ou funcionalidades externas pois fica mais económico do que desenvolvê-las internamente.
O nosso software RWS, Read Write and Share, é licenciado em regime SaaS e está presente em varias multinacionais com especial incidência em companhias de seguros, controlando os worflows documentais de negócio e suporte ao negócio.
Além disso, temos serviços de contas a pagar (accounts payable) para mais de 100 clientes, no qual recolhemos o correio em apartado, abrimos, qualificamos, digitalizamos e extraímos os metadados combinados e colocamos no nosso portal RWS ou entregamos no sistema ERP do cliente para integração. Claro que o documento físico fica logo em custódia. É uma solução simples, integrada e que permite elevadas poupanças para os clientes bem como estabelecer níveis de serviço.

 

CW: Porque compraram a Fin-Prisma?

PV: A Fin-Prisma é uma empresa com mais de 20 anos a operar na desmaterialização de processo de negócio e software de gestão documental com ofertas verticais para a Banca e Seguros. Possui quatro equipamentos de digitalização de alta capacidade (IBML), com capacidade para digitalizar 200.000 páginas num ciclo de trabalho. Temos uma capacidade de produção de perto de 1 milhão de páginas diárias. Diria que somos das empresas com mais capacidade instalada na Península ibérica.
Portanto, a Fin-Prisma veio reforçar e completar as nossas competências de desmaterialização e soluções de software para atuais e novos clientes.

 

CW: O que mudou na empresa quando deixou a égide do Grupo CTT? (ver história da EAD na caixa)

PV: Os anos que estivemos no Grupo CTT foram importantes para a projecção da imagem da EAD no mercado, rigor na gestão e crescimento de vendas. Foram anos fundamentais para chegar onde hoje estamos com uma visão integrada do mercado, parceiros e stakeholders.
Em 2014, os CTT decidiram desinvestir nesta área de negócios e deram oportunidade aos sócios fundadores de readquirir o Capital Social. Em termos operacionais e presença no mercado não mudou nada, apenas o facto de passarmos a ser novamente uma empresa 100% privada representou a oportunidade de podermos tomar algumas decisões de gestão importantes, como foram aumentos salariais, e participação nos lucros da empresa por todos os colaboradores.

 

CW: Quais as perspectivas/estratégia de futuro?

PV: Entendemos que na nossa indústria, o futuro passa pela Transformação Digital que entendemos como o uso da tecnologia para aumentar de forma significativa a performance e o alcance das empresas por meio da mudança como os negócios são feitos.
A verdade é que não há processos de negócios, fabrico ou venda de serviços que não tenham associado um processo de controlo documental, seja ele na forma de papel ou com recurso a documentos nascidos já electrónicos, os chamados nado-digitais.
Estamos presentes nas três principais vertentes da chamada Transformação Digital. A primeira é a experiência do cliente, em particular no melhor entendimento das suas expectativas em novas formas de fidelização do cliente e novos pontos de Contato com o cliente.
Por outro lado, temos a Transformação dos Processos Operacionais, que passa por uma Digitalização de Processos, formação e capacitação dos Colaboradores e, não menos importante, gerir performances, reporting, SLAs, etc.
Finalmente, o maior desafio, a Transformação dos Modelos de Negócio, que passarão a assentar em modelos de Negócios 100% Digitais e a sua globalização.

 

CW: A EAD foi novamente considerada PME Líder e PME Excelência. Na prática, o que representa esta nomeação para o vosso negócio? Em matéria de financiamento, têm conseguido boas condições junto da banca? Em que têm investido?

PV: Na EAD não trabalhamos para obter prémios, mas a verdade é que eles aparecem com naturalidade e regularidade. Neste caso particular, a mais-valia que obtemos é que os nossos clientes e parceiros mais facilmente perceberem a nossa solidez financeira e, dessa forma, confiam ainda mais nas nossas capacidades de resolver os seus problemas.

CW: Quais foram o volume de negócio e os resultados líquidos em 2017? Quais as previsões para 2018?

PV: Em 2017, o Grupo EAD teve um volume de negócios de 5,3 milhões de euros, prevendo-se para 2018 um volume global de negócios superior a seis milhões de euros. Os resultados líquidos do Grupo foram de 286 mil euros e o EBITDA foi de 818 mil de euros, fruto do aumento dos custos operacionais com a angariação de clientes. Para corrente ano, prevemos um crescimento significativo dos nossos resultados líquidos, ultrapassem o milhão de euros.

 

EAD celebra 25 anos
A EAD – Empresa de Arquivo de Documentação está a celebrar o 25º aniversário. Na altura da fundação, terá terá sido “a primeira do sector em Portugal”, segundo avança em nota de imprensa. A EAD presta serviços de arquivo de documentação em regime de outsourcing e conta hoje com 1,6 milhões de contentores de arquivos, 200 milhões de documentos digitalizados e quatro mil toneladas de papel reciclado. São mil clientes em carteira, incluindo entidades do sector financeiro, operadoras de telecomunicações, gabinetes de advocacia, transitários, autarquias, consultoras, empresas industriais, de serviços, hospitais, entre outras.
A empresa nasceu da ideia de Paulo Veiga, então estudante universitário do então ISE (actual ISEG), depois de ter feito um estágio na INESPAL, uma empresa de alumínios em Espanha, que recorria ao outsourcing para a gestão do seu arquivo. Ao terminar o curso, apresentou o projecto ao Centro Promotor de Inovação e Negócios (CPIN ), o Bussiness Inovation Center de Lisboa (BIC). O projecto foi aprovado e, em 1993, fundou a empresa com dois colegas de curso. Começou no Barreiro, seguiu para Palmela, em 1997, onde construiu de raiz, instalações para a custódia de documentação nas “melhores condições de segurança e confidencialidade”.
Em 1999, abriu uma delegação em Vila do Conde e, em 2001, é criada uma Divisão de Arquivos Ópticos, vocacionada para a digitalização em massa de documentos. No ano seguinte é a vez de criar um contact center para melhor o atendimento ao cliente. Em 2003, implementa um sistema de gestão de qualidade (ISO 9001:2008: Sistemas de Gestão da Qualidade) e em 2007, concluiu o Projecto de Certificação Ambiental (NP EN ISSO 14001).
Em 2005, o Grupo CTT adquiriu 51% do capital social da EAD, e a empresa expande as operações para os Açores (2007) e para a Madeira (2009). Em Março de 2014, os sócios fundadores adquirem aqueles 51% do Grupo CTT e entra um novo accionista, a Capital Criativa (25% do capital). Dois anos depois é integrou a lista das cem melhores empresas para trabalhar da Exame.  Entretanto, em 2017, a empresa adquire a tecnológica Fin-Prisma, especializada no desenvolvimento e implementação de soluções informáticas para gestão documental.
Actualmente, a empresa tem centros de operações em Palmela, Montijo, Vilar do Pinheiro, Açores e Madeira.

 

 

(in https://www.computerworld.com.pt/2018/09/06/gestao-documental-e-um-mercado-maduro-e-bastante-desenvolvido/)

 
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