Digital Service Bureau Data Entry e Data Validation
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A Digitalização pode ser definida como sendo a conversão de um suporte físico de dados e/ou informação para um suporte em formato digital, tendo por principais objetivos a otimização da forma de alojamento substituindo os documentos em papel ou microfilme, a minimização do tempo para consulta e a potenciação do acesso simultâneo para uma comunidade.

Dentro do leque de serviços prestados no âmbito da função Arquivo e da Gestão Documental, a EAD disponibiliza uma área orientada para a captura de documentos, permitindo a desmaterialização de documentos físicos e a extração de informação relevante.


Os processos da Divisão de Arquivos Óticos, passam por diversos sistemas de controlo de qualidade que englobam todo o serviço da digitalização, garantindo elevados níveis de qualidade. O resultado desta captura poderá ser:


- Integrado nos sistemas dos nossos clientes;

- Disponibilizado através de um portal web seguro;

- Alimentar fluxos de trabalhos suportados em ferramentas aplicacionais desenvolvidas pela EAD, segundo o modelo Cloud.

 

As vantagens, para quem utiliza soluções de suporte à sua atividade core, são amplamente reconhecidas nas mais variadas áreas, podendo destacar-se:


- Acesso rápido, com qualidade, a imagem e informação;

- Acesso múltiplo e instantâneo em qualquer parte do mundo;

- Garantias de segurança e controlo de acessos;

- Evolução nas ferramentas de Gestão Eletrónica de Documentos da EAD, replicadas nas soluções disponibilizadas ao cliente potenciando a rentabilidade de análise, diagnóstico e ação;

- Rentabilização dos fluxos de trabalho, recorrendo a reengenharia de processos, permitindo altos níveis de eficiência.

 

Toda a infraestrutura produtiva, software, comunicações, segurança, alta disponibilidade, bem como a gestão da capacidade de armazenagem e processamento são responsabilidade da EAD, sendo uma solução em outsourcing tecnológico ajustado à realidade das maiores multinacionais ou das pequenas PME’s que não pretendem investir em plataformas tecnológicas, que envolvem investimentos avultados, contribuindo para que as organizações se foquem nas suas funções core.

 


Digitalização

Como todos os sistemas de arquivo, o processo de digitalização assenta nos seguintes princípios:


- Receção, preparação, validação e classificação de Documentos;

- Digitalização;

- Controlo de qualidade;

- Reconhecimento;

- Indexação e validação;

- Backup;

- Integração das imagens obtidas em aplicação do cliente ou disponibilização em Portal Web da EAD.

 


Serviço de acesso à informação digitalizada

As soluções de gestão documental disponibilizadas pela EAD, em regime ASP, consideram várias funcionalidades:


- Repositório de informação comum a diversos sistemas e/ou suportes de informação instalados nos sistemas do cliente (através do download e/ou upload de informação para o ADD na EAD);

- "Records Management" de toda a informação em repositório;

- "Workflow on-line" com os sistemas proprietários do Cliente.



Soluções Cloud para Tratamento de Processos de Gestão do Negócio:
 
O modelo cloud permite a captura de dados, tratamento e disponibilização da informação de uma forma descentralizada.

Como principais vantagens destacamos: redução dos tempos de execução através da captura dos documentos nas instalações do cliente e tratamento simultâneo nas instalações da EAD.

A implementação de backoffices de validação documental pode ser efetuada nas instalações da EAD permitindo uma gestão mais eficiente dos recursos, traduzindo-se numa otimização dos custos operativos.

A possibilidade de integração do sistema EAD com o sistema do cliente, reduz a margem de erro, aumentando de forma significativa a eficiência.

A informação pode ser integrada nos sistemas do cliente ou disponibilizada através de ferramentas aplicacionais desenvolvidas para o efeito, permitindo a execução de fluxos de trabalho acessíveis globalmente através da internet. 

 

 
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