Os benefícios de um sistema de gestão documental na cloud

Um sistema de gestão documental (SGD) na cloud significa que os documentos estão armazenados num sistema acessível pela Internet, utilizando num qualquer browser. Os documentos são descarregados para consulta e armazenados novamente na cloud.

Habitualmente, este tipo de sistema fornece, complementarmente, um conjunto de serviços, como um sistema de workflow, sistemas de partilha e trabalho colaborativo, pesquisas avançadas, níveis de confidencialidade de informação, planos de classificação documental, etc. Um SGD na cloud é um subtipo da solução cloud denominado por Software as a Service (SaaS) ou Software como um Serviço, em que o utilizador é completamente agnóstico relativamente à infraestrutura ou plataformas utilizadas para suportar o serviço.

Os benefícios de trabalhar online são bem conhecidos nos dias que correm e têm sido tema de muitos artigos especializados. Porém, quando falamos de SGD estes benefícios são ainda maiores, pela natureza de utilização e aplicabilidade das soluções.

Um dos grandes impedimentos da proliferação dos SGD nas organizações é o facto de serem sistemas com custo de investimento relativamente elevado num modelo tradicional, o que exclui, à partida, organizações médias/pequenas em que o volume de documentos não é elevado, apesar de serem críticos para as mesmas. Essa pode ser a grande motivação de optar por uma solução cloud para este tipo de sistema. Como a plataforma é partilhada, os custos são facilmente repartidos por várias organizações, estando ligada sempre ao nível de utilização.

Ao longo dos anos, na área da gestão documental deparamo-nos com grande dificuldade nas áreas das organizações em conseguir implementar este tipo de soluções internamente. Muitas vezes estes projetos não são encarados como prioritários ou o departamento de tecnologias de informação (TI) não tem disponibilidade para as implementar, seja por falta de recursos humanos e matérias, seja por falta de conhecimento ou porque, simplesmente, estão focados nos processos empresariais. A área de TI tem várias plataformas, sistemas e soluções para gerir, tornando-se difícil aprofundar os conhecimentos num SGD, de forma a tirar o maior partido da solução disponível.

Ao optar por uma solução cloud, todo o esforço de configuração, manutenção, escalabilidade e atualização está incluído no serviço.

Outra vantagem nos SGD na cloud é a rapidez com que podem ser implementados e configurados às necessidades das organizações – tipicamente, no espaço de 2/3 dias é possível ter uma solução totalmente funcional em produção, algo que seria completamente impensável num modelo tradicional, em que seria necessário percorrer todo um processo de criação de infraestrutura, aquisição e instalação de servidores, espaço de armazenamento, etc.

A cloud permite um acesso a qualquer hora, em qualquer lugar e em múltiplas plataformas, requisito quase obrigatório com a democratização dos smartphones e tablets, não apenas numa ótica de consulta da informação, mas até na ótica da produção de documentos que é cada vez mais distribuída e não centralizada.

As soluções de captura de documentos estão em voga e democratizam o esforço da produção da informação pelas organizações, estando, por exemplo, cada vez menos em uso os grandes centros de digitalização, optando-se por digitalizar os documentos no início dos processos, abolindo assim a circulação de papel. Os SGD na cloud facilitam este novo paradigma.

Por Paulo Veiga, CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação