Uma melhor e mais eficiente proteção de dados, uma gestão documental mais automatizada e a mudança organizacional na automatização de processos. Foram estas as principais conclusões do I Encontro Transformação Digital na Otimização dos Processos Documentais, que decorreu no passado dia 14 de novembro, no VIP Executive Art’s Hotel, em Lisboa.

O encontro, promovido pela EAD – Empresa de Arquivo de Documentação em parceria com a Fujitsu, Totalstor e Spigraph, contou com a presença do belga JD Moons, fundador da CauptureBites e co-criador da Kofax Express, que explicou o funcionamento deste software de digitalização e captura inteligente de documentos, exemplificando com faturas portuguesas.
“As faturas são dos documentos mais complicados de tratar. Se conseguimos fazer isto, conseguimos fazer muito mais”, disse.
JD Moons sublinhou os benefícios de utilização deste software, nomeadamente o facto de conseguir ler os dados dos documentos através de um sistema de reconhecimento ótico de caracteres, exportando-os para sistemas de back end e permitindo validação avançada de dados.
Antes, Jorge Carvalho, sales manager da Sigraph Portugal, lembrou que “o papel faz parte do fluxo de trabalho das organizações, mas não é o mais eficiente devido ao tempo de acesso e partilha de informação”.
Jorge Carvalho defendeu, por isso, uma solução em que o “papel consiga imediatamente falar com as soluções de negócio”, o que só se consegue com um sistema integrado de desmaterialização, captura, classificação e identificação de documentos.
Por seu turno, Jesus Cabañas, diretor-geral de Imagem da Fujitsu Iberia, lembrou que “o mundo está a mudar” e que “não sabemos como será o nosso negócio daqui a cinco anos”.
Cabañas vincou que um dos grandes motivos para uma empresa ter um sistema de digitalização documental é o risco de não conformidade (compliance risk), nomeadamente devido ao novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), imposto pela União Europeia e que entrará em vigor em maio de 2018.
“Quantas empresas já têm um plano para o RGPD? A maioria das pequenas empresas não tem noção do que se vai passar com isto. É importante sabermos a informação que temos dos nossos clientes e o cliente tem de saber que dados tem a empresa”, disse.
Da parte da EAD, Marco Santos explicou como funciona o Read Write and Share (RWS), um sistema de gestão documental em workflow, criado e desenvolvido pela EAD em 2014, “uma aplicação com customização total e transversal a todas as áreas de negócio”.
“A desmaterialização de processos não é simplesmente pôr documentos numa pasta”, sustentou Marco Santos.
O responsável de IT da EAD explicou, ainda, que o sistema RWS permite o registo, captura de documentos através da aplicação Mobile Capture, arquivo e consulta de documentos por parte de todos os intervenientes no processo, garantindo também a aplicação do novo RGPD no direito ao esquecimento, portabilidade de dados, proteção por desenho e por defeito e o registo de atividades de processamento.
Atualmente, o RWS conta com 79 milhões de documentos alojados em mais de 400 secções, num volume total de 26 TB.
Zurich apresentou estudo de caso
Presente no evento, Nuno Martins, Project Manager e Business Transformation Manager na Zurich Portugal, apresentou o estudo de caso da seguradora e a mudança ocorrida no grupo na sequência da parceria CTT/EAD.
A mudança foi feita em janeiro deste ano, passando a Zurich a ter o seu correio físico, documentos digitais e arquivos físicos geridos a partir de um único sistema, em vez de três sistemas diferentes.
Ao todo, mais de 13 milhões de dados foram migrados com sucesso da aplicação antiga para o sistema criado pela EAD, perfazendo quase quatro terabytes (TB) de informação.
Os resultados representaram uma poupança de 90% nos custos de impressão face aos dois milhões de folhas que eram impressas pela Zurich anualmente, bem como a poupança significativa de tempo na atribuição de tarefas, o acompanhamento total do estado das tarefas e a desmaterialização do papel na organização.
Houve ainda uma redução da documentação que entrou pelo canal físico e o aumento de documentação via email. A consulta de documentos também aumentou, estando este ano dos 1.392.043 documentos, superior já ao valor total de 2015 (1.220.989).
“Esta é, por isso, uma parceria de sucesso que queremos manter e que nos dá confiança”, vincou Nuno Martins.
No final, Paulo Veiga, CEO da EAD, exultou a importância do debate dos novos processos de gestão documental e fez um balanço dos 24 anos de trabalho da EAD no mercado da gestão documental.
“Temos experiência acumulada com provas dadas no mercado ao longo dos anos, designadamente ECM e BPO. A nossa experiência habilita-nos para colaborar com os nossos clientes na estratégia de implementação de metodologias relacionadas com a transformação digital. Ao longo dos anos sempre houve pontos de mudança no qual demos respostas às mais heterogéneas exigências do mercado. A nossa responsabilidade sempre foi minimizar o risco à mudança, facilitar a transição e mitigar as falhas entre o que existe e os novos desafios. Risco que foi assumido e superado, caso contrário não teríamos sobrevivido. O nosso sucesso resulta do sucesso dos nossos clientes.”
O I Encontro Transformação Digital na Otimização dos Processos Documentais juntou cerca de cem pessoas da área das tecnologias da informação, estando já prevista uma nova edição para 2018.

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