Fundada há 25 anos, a Empresa de Arquivo e Documentação (EAD) quer liderar a transformação digital junto das empresas e, para tal, oferece um portfólio de soluções onde a palavra de ordem é a desmaterialização. Convicta de que o papel continua a ser fundamental, é na gestão documental que está focada e onde quer ajudar as organizações a otimizarem os seus processos.

A longo de mais de duas décadas no mercado, a EAD tem-se empenhado em manter um portfólio alinhado com as necessidades do mercado. “Em 25 anos, existem muitos momentos marcantes”, revela Marco Santos, administrador executivo e CIO da EAD. “Novos serviços implementados, como por exemplo o arranque dos serviços de digitalização em 2001, a primeira certificação ISO, no nosso caso a ISO 9001 em 2003, a conquista de novas geografias com a abertura das nossas delegações em Vilar do Pinheiro, Açores e Madeira”, estão entre as principais conquistas da empresa ao longo do tempo.

Portfólio end-to-end
A EAD nasceu como uma empresa de custódia de arquivo, “a primeira em Portugal”, diz Marco Santos. À medida que se foi afirmando no mercado, a EAD decidiu aumentar o seu portfólio de modo a integrar novos serviços, tais como a digitalização, destruição segura de documentos e gestão documental eletrónica com workflow, entre outros.
Atualmente a empresa possui uma oferta que cobre “todo o ciclo de vida dos documentos desde a sua criação à eliminação e soluções de gestão documental end-to-end”, aponta o administrador executivo e CIO da EAD. “Somos uma empresa de soluções em toda a área da gestão documental, ou ciclo de vida dos documentos, sejam eles físicos ou eletrónicos com ou sem extração e tratamento de dados”.

Com mais de mil clientes, ao longo dos seus 25 anos de existência a empresa tem assistido a uma alteração nas prioridades das empresas. “Cada vez mais organizações solicitam soluções inovadoras e completas e que reduzam as suas tarefas administrativas”, refere Marco Santos. Hoje, salienta, os clientes não procuram “apenas custódia de arquivos ou digitalização, procuram soluções completas que contemplem, para além destes dois serviços, a extração e interpretação da informação de forma inteligente e ferramentas que permitam a utilização dessa mesma informação”.

Transformação digital impulsiona gestão documental
Com a iminência da transformação digital, as empresas querem ser mais ágeis, mais competitivas. Para a EAD, neste processo de se tornarem mais flexíveis a desmaterialização é um dos passos que não pode ficar por dar. “Uma organização que produza, atualmente, muita documentação física, e que não o faça por imposição legal, está certamente a operar de uma forma pouco eficiente e provavelmente ainda não reviu os seus processos”, sublinha Marco Santos.

Para o administrador executivo e CIO da Empresa de Arquivo de Documentação, apesar de a documentação física ainda ser produzida “abundantemente”, terá tendência, num futuro próximo, a “diminuir face aos processos de transformação digital que as organizações estão a atravessar”.
Atenta a este paradigma, a EAD quer ajudar as empresas a atravessar o caminho da transformação digital. “Temos uma capacidade instalada de digitalização superior a um milhão de páginas por dia, processos de extração e interpretação de dados inteligentes e sistemas de gestão documental e workflow que dão resposta a todo o tipo de documentos que entram nas organizações”, afirma Marco Santos.

“Por outro lado, as nossas aplicações permitem de igual modo tratar os documentos nado digitais, isto é, aqueles documentos que já nasceram no formato digital, como por exemplo os PDF, que devem seguir um ciclo de vida sem serem impressos”.
Internacionalização e crescimento são metas para 2019

Em 2019 a EAD prevê alcançar um crescimento homólogo de 9%. Para o conseguir, tem uma estratégia que contempla um maior foco nas soluções de BPO e gestão documental eletrónica, bem como na respetiva divulgação destas.

“Ainda faz parte dos nossos objetivos estratégicos obter a certificação ISSO 27001:2013 – Segurança da Informação, demonstrando a forte aposta que estamos a fazer para nos adaptarmos às mudanças do mercado. Adicionalmente, continuamos a olhar para oportunidades de investimento no mercado nacional, por exemplo, em startups, bem como no mercado romeno, onde temos já vários alvos identificados para investir”, comenta Marco Santos.

Resumo
• Com 25 anos de mercado, a EAD tem uma oferta de gestão documental end-to-end;
• A empresa conta com mais de mil clientes;
• Transformação digital é maior oportunidade para a área da gestão documental;
• EAD prevê crescer 9% em 2019, com estratégia de reforço das soluções de BPO e gestão documental eletrónica.

In https://www.itchannel.pt/edicoes/it-channel-n-55-marco-2019

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