Algo que caracteriza os portugueses e as suas empresas é a necessidade de serem mais eficientes. Os elevados custos administrativos, seja por questões fiscais/legais, sejam por circuitos documentais duplicados ou mal desenhados, tiram produtividade e rentabilidade.
É importante relembrar que a gestão documental nas empresas é muito mais do que digitalizar os documentos em suporte de papel para um computador. A gestão documental consiste em controlar/rastrear totalmente a documentação da organização de uma forma intuitiva e segura, garantindo compliance e eficiência.
A gestão documental deve abranger ferramentas de digitalização, classificação, indexação, visualização, distribuição segura e controlada e a eliminação no final de vida dos documentos. É um processo complexo para o qual a existência de um software apropriado é fundamental.
É a mudança deste paradigma que coloca as empresas em alerta para uma das mais importantes buzz words da atualidade, a transformação digital, porque os processos documentais estão no meio e podem ser parte de um processo de transformação digital.
Serão suficientes estes argumentos para convencer as empresas a realizarem este tipo de projetos? O que é que impulsiona as empresas a investir neste tipo de tecnologia e quais são as oportunidades abertas para o mercado, ou necessidades de cumprimento fiscal e legal?
A verdade é que não existe outro caminho. Atualmente, tornou-se claro que as empresas com maior probabilidade de sobrevivência são as que melhor e mais rapidamente se adaptam às mudanças e este é o século de todos os desafios para os empresários. Eis mais um. É urgente colocarem as suas empresas na era digital, seja qual for o produto ou serviço que comercializam. Não se trata de uma opção, mas sim de uma obrigação.
A vertente da transformação digital que aqui estamos a analisar é como ficará mais eficiente a mudança na gestão dos processos de suporte e de negócio da organização, utilizando, de forma equilibrada, a tecnologia e assim garantir resultados mais fiáveis seja em termos fiscais, legais ou de “compliance”.
É uma mudança estrutural nas organizações, por vezes disruptiva, porque envolve pessoas e processos, onde as TI desempenham um papel fundamental.
Tal como a construção de uma casa não começa pelo teto, as empresas devem começar por organizar as suas atividades “core” ou de suporte em processos de negócio, workflows, para garantir o controlo documental e dessa forma mitigar riscos e potenciar informação de gestão em tempo útil.
Processos escritos em papel ou na intranet servem para acompanharem e regularem a atividade da empresa. Quanto melhor descreverem a atividade, maior será a eficácia e eficiência dos mesmos.
Esta é uma atividade que nenhuma organização pode ignorar. Controlar os processos documentais de suporte às suas atividades é, aliás, uma exigência do fisco, no particular aos elementos de prova.
É fundamental lembrar que a transformação digital não é unicamente uma mudança tecnológica, ainda que seja um importante pilar: vai muito mais além, como seja na infraestrutura, organização, liderança e num foco renovado na completa experiência dos seus clientes, recursos humanos e fornecedores. Como se deve imaginar, as novidades tecnológicas não devem desvalorizar as necessidades de preparação, comunicação e formação de pessoas.
Um projeto de transformação digital é, acima de tudo, um conjunto, de desejos, melhores resultados com menos recursos e mais rapidamente. Numa palavra: produtividade.
É assim o mundo onde vivemos, bem-vindos à Digital Transformation, feel the beat!
Paulo Veiga, CEO da EAD – Empresa de Arquivo de Documentação
(in https://www.empreendedor.com/eficiencia-digital-no-tratamento-dos-documentos-da-empresa/)
