A área de Arquivos Correntes tem por objetivo recolher, organizar, manter e gerir documentação ativa, em que se verifique existirem volumes elevados de consulta e manuseamento frequentes, para disponibilização imediata.
Este Serviço é aplicável a qualquer área de negócio que tenha uma função Arquivo, sendo aplicável em regime de “outsourcing”, onde o arquivo é transferido, mantido e gerido nas instalações da EAD, ou ainda e regime de “insourcing”, colocando a EAD colaboradores a operar em “part-time” ou em “full-time” nas instalações do Cliente para garantir a respectiva Gestão.
Identificamos como tarefas base essenciais para a execução de um bom trabalho, independentemente da área em que o Cliente opera:
– Rececionar
– Conferir
– Separar
– Ordenar
– Intercalar
Para a Gestão de Arquivos Correntes, em sistema de “outsourcing”, a EAD está estruturada por Cliente, ou seja, tem pequenos núcleos de colaboradores que tratam especificamente da documentação de uma determinada entidade, garantindo assim a sua confidencialidade e otimização. Para os serviços que a EAD presta em “insourcing”, os nossos colaboradores estão em permanência na casa do cliente, ou deslocam-se com uma periodicidade acordada, às instalações do mesmo.
Os principais motivos de interesse para uma opção sobre o recurso ao “outsourcing” em Custódia e Gestão de Arquivo Corrente, residem:
– Na possibilidade de se desafetarem áreas exclusivas para a gestão da documentação;
– Numa melhor rentabilização dos recursos humanos, que se encontram afetos parcial ou totalmente à função Arquivo;
– Na diminuição da responsabilidade interna sobre o estado de organização e de acesso à documentação;
– Na optimização dos processos internos de trabalho, pela celebração contratual de tempos de resposta para o Arquivo com o prestador de serviços;
– No recurso a um serviço de atendimento personalizado, através do Contact Center EAD.
– No usufruto das condições de segurança disponíveis na EAD.
Quando o valor informativo da documentação perde importância e a probabilidade da consulta diminui em definitivo, o Arquivo pode então migrar para a divisão de Custódia e Gestão de Arquivos Intermédio e, finalmente, ser destruída.