Custódia e Gestão de Arquivos Intermédios

O Serviço de Custódia e Gestão de Arquivos Intermédios proporciona de uma forma rápida e eficaz, com a menor interferência possível no trabalho diário da organização, a implementação de um plano de ação que permite ao cliente a liberação de espaços alocados ao arquivo, a otimização de processos de trabalho e a redução dos custos diretos e indiretos associados à gestão da função Arquivo dentro das Organizações.

A Custódia e Gestão de Arquivos em regime de “outsourcing”, encontra-se especificamente orientado para organizações em que se verifique:

– Deficiente Estruturação e Organização do arquivo com dificuldades na recuperação de documentos;

– Falta de espaço disponível para a manutenção do Arquivo ou necessidade de reafetação ou de libertação de áreas para outras atividades;

– Onerosidade da estrutura de Arquivo.

Como vantagens desta solução podemos destacar:

– Enfoque no core business da Organização, com a rentabilização de recursos humanos que se encontram afetos parcial ou totalmente à função Arquivo, para concentrarem-se em atividades de maior importância para o negócio;

– Transformação de custos fixos em variáveis e redução dos mesmos permitindo um maior controlo dos custos operacionais. Custos perfeitamente mensuráveis e controlados no tempo através da identificação dos serviços realizados e ganhos de flexibilidade e capacidade de resposta;

– Acesso privilegiado às mais recentes tecnologias e a recursos especializados em diferentes ambientes, flexibilizando o processo de evolução tecnológica e usufruto das condições de segurança disponíveis na EAD;

– Eliminação de investimento em ativos não prioritários – Flexibilidade no acesso a Know-how específico de cada área, sem qualquer preocupação com a gestão dos recursos internos e possibilidade de se desafetarem áreas exclusivas para a gestão da documentação;

– Garantia e cumprimento dos SLA’s acordados e otimização dos processos internos de trabalho;

– Abrangência/complementaridade nas soluções dado que a EAD pode horizontalizar o seu espectro de competências e suprimir novas necessidades de Arquivo ou de Gestão Documental, permitindo uma utilização parcelar/faseada do serviço, optando por enviar apenas documentação mais antiga, ou mais exposta a perigos;

– Rapidez de resposta a qualquer solicitação, por fax ou e-mail e serviço de atendimento personalizado, através do Contact Center EAD;

– Total confidencialidade, uma vez que a documentação é manuseada e sempre controlada pelos Técnicos Arquivistas da EAD.
– Controlo sobre os processos de eliminação de documentação.

O serviço é prestado em instalações próprias dotadas de tecnologia adequada, controlando no fim do período de vida útil da documentação, a sua eliminação e pressupõe as tarefas de recolha, transferência, alojamento, conservação, prestação de serviços de consulta e eliminação da documentação autorizada pelo Cliente.