READ WRITE & SHARE

É uma solução de gestão documental e Workflow disponibilizada no modelo Software as a Service (SaaS), auditada no âmbito na ISO/IEC 27001:2013, com implementação das boas praticas de segurança.
100% Desenvolvido pela equipa de IT da EAD desde 2013, e em constante atualização. Customizável consoante as necessidades de cada organização, independentemente da sua dimensão.
A implementação de um sistema de gestão documental e Workflow, é um fator decisivo para o seu negócio, na medida que permite à empresa gerir toda a informação, tendo por base os conceitos:
  • Desmaterialização de Documentos;
  • Indexação;
  • Pesquisa;
  • Workflow AdHoc e Processual.
A solução está acessível pela Internet, havendo a possibilidade de criar uma cloud privada utilizando VPN consoante os requisitos de segurança exigidos pela companhia.
Os documentos são descarregados para consulta, alteração e armazenados em servidores dedicados nacionais.
Este sistema fornece um conjunto de serviços, como um sistema de Workflow adhoc e/ou processual, sistemas de partilha e trabalho colaborativo, pesquisas avançadas, níveis de confidencialidade de informação e planos de classificação documental.
Conversão de emails em tarefas classificadas automaticamente, utilizando sistemas de machine learning e dando inicio ao processo de negócio conforme a sua classificação.
O utilizador é completamente agnóstico relativamente à infraestrutura ou plataformas utilizadas para suportar o serviço.
Todo o esforço de configuração, manutenção, escalabilidade e atualização está incluído no serviço.
O modelo permite uma rapidez na implementação e configuração de acordo com às necessidades das organizações.

VANTAGENS DE UMA SOLUÇÃO DE GESTÃO DOCUMENTAL

 

 

A implementação de um sistema de gestão documental vai permitir a eliminação de muitos erros advindos, do extravio de documentos mal arquivados ou classificados bem como numa enorme eficiência pela economia de tempo atingida.

Com a solução RWS, a sua organização vai beneficiar de mais eficiência, disponibilidade, segurança e, consequentemente, uma maior redução de custos.

  • Disponibilização de um portal seguro de acesso ao arquivo digital de documentação em regime de prestação de serviços, com utilização de ferramentas de gestão documental;
  • Ausência de investimentos e gestão em infraestrutura tecnológica;
  • Responsabilidade da EAD pela manutenção e atualização tecnológica;
  • Possibilidade de integração com sistemas do cliente;
  • Utilização de plataforma tecnológica para a gestão de processos de negócio (workflow);
  • Customização do portal de acordo com as especificidades do cliente.

APLICABILIDADE

RWS é uma solução de gestão documental desenvolvida pela EAD a pensar nas necessidades das PME’s, mas também das grandes empresas na área da banca, seguros, educação, telecomunicações, saúde, administração pública, etc.
Ideal para organizações que pretendam soluções simples, económicas, de fácil utilização e implementação que pode evoluir de acordo com as necessidades da sua empresa, assente num modelo de licenças concorrenciais de modo a tirar o máximo partido, sem investimento inicial, sem custos de manutenção anual, podendo, inclusivamente integrar as diversas áreas da sua organização, como por exemplo: financeira, comercial, recursos humanos, qualidade, jurídica, etc.
RWS permite associar documentos em formato digital aos processos da sua organização, sendo independente dos ERP’s em uso, o que possibilita a qualquer colaborador devidamente acreditado, garantindo o controlo de acessos e níveis de segurança pretendidos, o acesso para consulta ou mesmo aprovação de documentos associados a workflows base ou customizados.
Com o RWS pode agora estender as funcionalidades do seu ERP com fluxos de aprovação de documentos, definindo ciclos de aprovação pelos critérios que melhor se ajustem à sua organização. O RWS permite-lhe aprovar ou rejeitar documentos a partir de qualquer lugar ou dispositivo, assim como consultar o estado do documento e todas as aprovações realizadas, dispondo de um sistema de notificações.

Visão Global