A Digitalização pode ser definida como sendo a conversão de um suporte físico de dados e/ou informação para um suporte em formato digital, tendo por principais objetivos a otimização da forma de alojamento substituindo os documentos em papel ou microfilme, a minimização do tempo para consulta e a potenciação do acesso simultâneo para uma comunidade.

Dentro do leque de serviços prestados no âmbito da função Arquivo e da Gestão Documental, a EAD disponibiliza uma área orientada para a captura de documentos, permitindo a desmaterialização de documentos físicos e a extração de informação relevante.

Os processos da Divisão de Arquivos Óticos, passam por diversos sistemas de controlo de qualidade que englobam todo o serviço da digitalização, garantindo elevados níveis de qualidade.

 

 

O resultado desta captura poderá ser:
– Integrado nos sistemas dos nossos clientes;
– Disponibilizado através de um portal web seguro;
– Alimentar fluxos de trabalhos suportados em ferramentas aplicacionais desenvolvidas pela EAD, segundo o modelo Cloud.

 

As vantagens, para quem utiliza soluções de suporte à sua atividade core, são amplamente reconhecidas nas mais variadas áreas, podendo destacar-se:
– Acesso rápido, com qualidade, a imagem e informação;
– Acesso múltiplo e instantâneo em qualquer parte do mundo;
– Garantias de segurança e controlo de acessos;
– Evolução nas ferramentas de Gestão Eletrónica de Documentos da EAD, replicadas nas soluções disponibilizadas ao cliente potenciando a rentabilidade de análise, diagnóstico e ação;
– Rentabilização dos fluxos de trabalho, recorrendo a reengenharia de processos, permitindo altos níveis de eficiência.
– Toda a infraestrutura produtiva, software, comunicações, segurança, alta disponibilidade, bem como a gestão da capacidade de armazenagem e processamento são responsabilidade da EAD, sendo uma solução em outsourcing tecnológico ajustado à realidade das maiores multinacionais ou das pequenas PME’s que não pretendem investir em plataformas tecnológicas, que envolvem investimentos avultados, contribuindo para que as organizações se foquem nas suas funções core.
– Digitalização

 

Como todos os sistemas de arquivo, o processo de digitalização assenta nos seguintes princípios:
– Receção, preparação, validação e classificação de Documentos;
– Digitalização;
– Controlo de qualidade;
– Reconhecimento;
– Indexação e validação;
– Backup;
– Integração das imagens obtidas em aplicação do cliente ou disponibilização em Portal Web da EAD.
– Serviço de acesso à informação digitalizada.

 

As soluções de gestão documental disponibilizadas pela EAD, em regime ASP, consideram várias funcionalidades:
– Repositório de informação comum a diversos sistemas e/ou suportes de informação instalados nos sistemas do cliente (através do download e/ou upload de informação para o ADD na EAD);
– “Records Management” de toda a informação em repositório;
– “Workflow on-line” com os sistemas proprietários do Cliente.
Soluções Cloud para Tratamento de Processos de Gestão do Negócio:
– O modelo cloud permite a captura de dados, tratamento e disponibilização da informação de uma forma descentralizada.
– Como principais vantagens destacamos: redução dos tempos de execução através da captura dos documentos nas instalações do cliente e tratamento simultâneo nas instalações da EAD.
– A implementação de backoffices de validação documental pode ser efetuada nas instalações da EAD permitindo uma gestão mais eficiente dos recursos, traduzindo-se numa otimização dos custos operativos.
– A possibilidade de integração do sistema EAD com o sistema do cliente, reduz a margem de erro, aumentando de forma significativa a eficiência.
– A informação pode ser integrada nos sistemas do cliente ou disponibilizada através de ferramentas aplicacionais desenvolvidas para o efeito, permitindo a execução de fluxos de trabalho acessíveis globalmente através da internet.

 

 

De acordo com a Lei nº 144/2015, em caso de litígio, os consumidores podem recorrer ao Centro de Arbitragem de Conflitos de Consumo de Lisboa, Rua dos Douradores, 108, 2.º, 1100-207 Lisboa. Tel.: 218807030 - Fax: 218807038, E-mail: juridico@centroarbitragemlisboa.pt, Site: www.centroarbitragemlisboa.pt

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