Seleccionar criteriosamnete o que deve ou não ser digitalizado é fundamental para uma eficácia documental e administrativa.
A velocidade a que fazemos negócios, transações, ou precisamos de enviar e receber informação é substancialmente superior à do final do seculo XX. Hoje, todos precisamos de tudo a todo o momento, parece um pouco louco, mas é assim o mundo atual. Para isto contribuiu o grande desenvolvimento das tecnologias da informação devidamente apoiadas em maquinas, melhores, com maior capacidade e mais rápidas no processamento.
Em primeiro lugar convém identificar o conceito de Digitalização. Segundo a Wikipedia, Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) o exemplo, em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.
Portanto, o ato de digitalizar passou de quase um mito do final do seculo XX para uma realidade. Foi nessa altura que começaram a aparecer os primeiros textos referindo o paper less office.
Hoje, todos os equipamentos servem para digitalizar, desde as multifunções de escritório, passando pelos scanners, até aos nossos dispositivos Android, sim, porque tirar uma fotografia é uma digitalização 2D de um objeto 3D.
Outro aparente paradoxo é a proliferação dos documentos “nado digitais”, isto é, documentos que já nasceram de forma digital, onde o e-mail e o PDF são os mais famosos, mas hoje, mais do que nunca, digitalizamos o papel para acelerar os circuitos de decisão, integrando essas imagens em potentes plataformas de gestão documental.
Isto acontece porque o Estado ainda privilegia o formato papel como elemento de prova. Bem sei dos programas SIMPLEX e outros similares, mas há dificuldades de implementação, questões jurídicas e a natural resistência humana à mudança, no caso potenciada pelos chamados “info excluídos”.
Reparem que o papel é o suporte da informação mais famoso do mundo. É barato, fácil de usar e adapta-se perfeitamente à nossa maneira de estar. Quem não gosta de ler um jornal em papel, mesmo tendo a mesma noticia num tablet? Pelo menos no papel, a bateria não acaba!
Outro mito da digitalização documental é que uma vez tudo digitalizado os nosso problemas acabam. Nada mais errado, é preciso organizar e classificar os documentos, para isso os profissionais das ciências da informação, são fundamentais. Deverão ser eles o sponsers de projetos de transformação digital nas empresas. Deverão ser estes profissionais a avaliar os documentos, propor a troca de suporte sempre que a frequência de consulta assim o recomende ou a importância estratégica para a empresa. Caso contrário a empresa está só a deitar dinheiro à rua, porque digitalizar não é barato.
Portanto, avaliar bem a documentação, selecionar criteriosamente o que deve ou não ser digitalizado é um ponto fundamental para uma eficácia documental e administrativa.
Claro que deveremos digitalizar para efeitos de democratização da informação a quem a deva ter acesso e no suporte original (papel) para efeitos probatórios.
Paulo Veiga
in: http://www.empreendedor.com/digitalizacao-mitos-realidades/
