Actualmente com 27 anos de actividade, a EAD (Empresa de Arquivo e Documentação)foi a primeira empresa de gestão documental em outsourcing em Portugal. Há 12 anos que desenvolve a sua actividade nos Açores, sendo a única empresa do sector a operar no arquipélago. Com dois centros de operações nos Açores, a EAD conta com uma capacidade instalada para 40 mil caixas de arquivo. Durante esta crise da pandemia, muitas empresas açorianas recorreram aos seus serviços. Fomos ouvir o CEO da EAD nos Açores, Paulo Veiga.
Como é que a EAD nos Açores se adaptou à situação da pandemia, sabendo-se que muitas empresas encerraram temporariamente as suas actividades?
Não foi fácil, tal como aconteceu com a maioria das empresas. Os impactos fizeram-se logo sentir: o expectável decréscimo de serviços que tem que ver com o tratamento de documentos, mas, ao mesmo tempo, surgiram oportunidades de negócio, promovidas pelo teletrabalho e a necessidade de desmaterializar documentos e colocar na plataforma ERP dos clientes, ou mesmo na nossa de gestão documental na Cloud.
Não foi, portanto, um prejuízo a 100%, antes pelo contrário, estas oportunidades agora criadas irão ajudar na retoma, porque as que agora estão a ser reduzidas também aumentarão com a normalização da actividade económica.
Como tem sido a adesão das empresas açorianas às novas formas digitais na gestão documental?
O impacto do surto da Covid-19 exigiu uma mudança no paradigma empresarial, que ultrapassou o momento actual.
Talvez esta pandemia tenha trazido a oportunidade que faltava a muitas organizações para se reposicionarem e/ou acelerarem a sua transformação digital, revendo os seus processos por forma a torná-los mais ágeis e digitais.
A EAD posicionou-se na linha da frente com uma ‘vacina’ para apoiar os clientes numa transformação digital, não à bruta, como ocorre nos dias de hoje, mas brutal, porque temos soluções e serviços de gestão documental modernos e eficazes.
Será essa a grande oportunidade, não só de rentabilizar o nosso investimento nos Açores, mas para todos os nossos clientes.
Sentimos que o mercado açoriano está muito receptivo a esta mudança.
Há quem diga que existe alguma falta de formação nesta área por parte dos empresários açorianos. A EAD tem constatado isso?
Não temos essa ideia, o empresário não tem de ser arquivista ou especialista em ferramentas de gestão documental, tem de ser gestor, empreendedor e um líder.
Em Fevereiro deste ano, em parceria com a AICOPA – Associação dos Industriais de Construção Civil e Obras Públicas dos Açores – e a CCIPD – Câmara do Comércio e Indústria de Ponta Delgada -, demos um workshop intitulado “EAD explica como reduzir gastos com a digitalização de processos de negócio”, para apoiar directores e responsáveis de TI a colocarem a transformação digital a favor do seu negócio.
Estiveram muitos empresários presentes e ficaram com as noções do que poderão ser vectores de inovação nestas matérias, naturalmente adaptados à suas próprias realidades. Os empresários têm de ser os agentes da mudança, quanto melhor a entenderem, maior poderá ser o sucesso da mesma.
Depois da pandemia, considera que muita coisa vai mudar na vida das empresas no que toca a esta área?
Acredito que, a partir de Setembro de 2020, muitas empresas rentáveis (e não só) possam entrar em sérias dificuldades, nada está a ajudar, as orientações da OMS e DGS, a falta de apoio da banca que se vai intensificar e dos apoios do Estado.
Portanto, não vale a pena iludirmo-nos: a doença da Covid-19 trouxe, também, consigo o “vírus” da recessão económica.
Portugal poderá ter pela frente uma das piores crises da sua história. Quando, finalmente, o ciclo virtuoso se iniciar, as empresas que tenham tido a capacidade de se reinventar e adaptar em termos dos seus modelos de negócio estarão na linha da frente para o sucesso.
Isto é valido para todas as empresas, não apenas as grandes organizações. Recentemente, vi uma reportagem de um café/restaurante que vendia bicicletas, achei o máximo ver as pessoas a beberem café e a apreciarem os diversos modelos de bicicletas. Será que funciona? Há mais pessoas e vendem-se bicicletas? Não sei, mas se não tentarmos é que nunca saberemos. É este o caminho, aliado à tecnologia, é preciso adicionar ao engenho humano as ferramentas digitais.
Não tenho dúvidas de que a tecnologia tem sido o antivírus ou vacina encontrada para manter a economia viva.
digital assumiu-se como sendo o “braço direito” das organizações para que possam dar continuidade ao seu negócio.
Este é o século de todos os desafios para os empresários, mudanças de paradigma, alterações regulamentares e este é apenas mais um – e inesperado.
Seja qual for o produto ou serviço que comercializam, os empresários necessitam de colocar urgentemente as suas empresas na era digital.
Não se trata de uma opção, mas sim de uma obrigação. A nova realidade ou – arrisco-me a escrever – paradigma, demonstra-nos que o teletrabalho, a digitalização e automação de processos e a robotização da produção estão a manter as organizações activas e produtivas como até então nunca se tinha verificado.
Esta área está sempre a mudar, porque a criação digital não para. Investir nestas novas formas de inovar sai caro às empresas? Quais os principais benefícios?
Muda quase diariamente, como é apanágio da tecnologia.
Para uma empresa ser competitiva, nos próximos anos, é inquestionável implementar um processo de transformação digital, ela tem de fazer parte do seu business plan.
Qualquer pequena, média ou grande empresa deve interiorizar esta necessidade que já se torna básica e vital.
A transformação digital é um processo transversal às empresas e visa transformar e melhorar os seus métodos de gestão com o objectivo de acrescentar valor aos seus produtos e/ou serviços, permitindo reduzir custos diários e melhorar a satisfação do cliente.
É um processo disruptivo, assente em novas tecnologias e, por isso mesmo, exige alterações de fundo aos modelos de negócio e cultura empresarial.
Um projeto de transformação digital é, acima de tudo, um conjunto, de desejos, melhores resultados com menos recursos e mais rapidamente.
Em duas palavras: produtividade e eficiência.
Um ponto positivo de um projeto deste âmbito é que, na actualidade, está ao alcance de todos. Não é só possível nas grandes empresas como, com pouco investimento, as PME também podem elaborar projectos de grande sucesso. Diria mesmo que, depois de conseguir que as pessoas percebam e adoptem os novos procedimentos, os outros investimentos serão bem menores, não só porque os equipamentos estão cada vez mais baratos, mas porque também são cada vez mais robustos.
A capacidade instalada da EAD nos Açores é suficiente ou pensam expandir-se?
Neste momento, a nível de instalações, consideramos que é suficiente, mas a qualquer momento pode surgir um cliente que justifique a nossa expansão.
Aliás, iria ter imenso orgulho/prazer em expandir-nos para outra ilha.
Sou um apaixonado pelos Açores e pelas suas gentes e a região tem um potencial enorme.
Queremos continuar a afirmar-nos como parceiro de gestão documental de excelência das empresas da região.
Por sermos a maior empresa de gestão documental a operar nos Açores sentimos aqui uma responsabilidade acrescida no arquipélago, que queremos manter e potenciar.
De qualquer forma, não esqueçamos que o futuro da Companhia assenta, cada vez mais, no desenvolvimento de soluções à medida para os nossos clientes.
É por isso que temos uma equipa de TI de treze pessoas, dedicada todos os dias a criar e desenvolver novas soluções. Os próximos investimentos na região serão, essencialmente, para os serviços de digitalização com a aquisição de equipamentos de maior capacidade de digitalização.
