Lisboa, 24 de outubro de 2024 – Apesar de Portugal estar no bom caminho, “o nível de digitalização dos hospitais nacionais e demais unidades de saúde, já deveria ser maior”. Continuam a existir “muitos documentos em suporte papel em circulação nos mais diversos departamentos, face aos processos de trabalho em suporte digital”.
Estas foram algumas das principais conclusões apresentadas pela EAD, líder no setor de gestão documental, na 1.ª Edição das Jornadas Administrativas, organizada pelo Serviço de Gestão de Doentes da ULS Almada-Seixal (ULSAS).
No seu portfólio de clientes, nomeadamente no setor hospitalar, João Inocêncio, diretor comercial e de marketing do Grupo EAD, sublinhou que o caminho da Transformação Digital na saúde está longe de ser negativo, mas que há ainda muito trabalho a fazer.
Uma unidade de saúde de referência do Norte é um dos melhores exemplos de modernização e digitalização, bem como a Unidade Local de Saúde Almada Seixal, que em parceria com a EAD, já digitalizou mais de meio milhão de documentos, em 5 serviços desta unidade de saúde, da qual também gere o arquivo físico.
O processo de digitalização das unidades de saúde nacionais “é sempre muito desafiante, devido ao legado histórico de arquivos em papel, e ao facto de o papel continuar a ser ainda muito usado diariamente”.
“Nós, por exemplo, numa unidade de saúde de referência do Norte implementámos um projeto de desmaterialização das urgências de adultos e da urgência pediátrica. Ou seja, o papel e/ou outros suportes que entram são automaticamente desmaterializados e seguem todo o circuito digital através do RCD (Repositório Clínico Digital)”, explicou João Inocêncio, durante a sua intervenção.
Tudo isto garante um maior controlo da informação e dos processos, o que por sua vez melhora a eficiência e a qualidade de trabalho e de serviço. Segundo publicação do governo português (www.portugal.gov.pt) o RCD visa, de facto, melhorar o acesso dos profissionais de saúde aos registos clínicos em papel (disponibilidade 24h/7 dias por semana) de forma integrada, com o processo clínico eletrónico, garantindo a segurança da informação, enquanto diminui a circulação de registos em papel. Todo este processo tem como objetivo uma maior eficiência dos processos de trabalho, garantindo a preservação digital da informação, bem como na gestão dos espaços de depósito de arquivo.
De salientar que este RCD se distinguiu por ter sido um projeto inovador de desmaterialização dos registos clínicos em papel promovido por essa unidade de saúde do Norte e está a servir como modelo, tendo em vista a sua replicação em vários hospitais do Serviço Nacional de Saúde (SNS).
Soluções EAD
A EAD garante todo o processo, desde a transferência do arquivo, à sua custódia, organização, digitalização e disponibilização de toda a informação numa solução de gestão documental e gestão de negócio, que permitem, de uma forma rápida, expedita, controlada e segura a consulta de toda a informação.
Na Unidade Local de Saúde Almada Seixal, a EAD já implementou alguns RPA – Robotic Process Automation, robôs digitais utilizados para automatizar tarefas administrativas rotineiras. O projeto permitiu à ULSAS realocar recursos anteriormente alocados a essas tarefas para outros trabalhos de maior valor.
“Quando a EAD iniciou a parceria com o hospital para fazer o tratamento do arquivo, o departamento tinha 15 pessoas alocadas. Com a externalização do arquivo, atualmente apenas tem duas. Os demais recursos humanos foram alocados a outras tarefas de valor acrescentado. A otimização é global, não se prende apenas com a informação.”
A permanência do papel e a resistência ao digital penaliza fortemente o rápido acesso e análise da informação, torna os processos de trabalho e de decisão mais morosos, e atrasa a inovação tecnológica. “A Inteligência Artificial trabalha sobre a informação digital que existe, quanto mais informação existir, devidamente organizada, melhores serão os resultados, quer para as unidades de saúde, quer para os utentes. O nível de otimização que a IA e demais tecnologia conseguem oferecer assegura ganhos enormes, tanto ao nível de produtividades, como de custos, capacidade de resposta e qualidade de serviço. Mas para que esta realidade exista é preciso que a digitalização seja total”, disse.
Importante é também o facto de existirem inúmeros pedidos de consulta aos processos clínicos, que são digitalizados e inseridas as imagens na gestão documental, para acesso pelos profissionais de saúde. Num artigo publicado pelo Jornal de Notícias, em 09/06/2021, sobre esta matéria, a Doutora Maria Rato, médica do Serviço de Reumatologia do hospital de referência no Norte, afirmou que “É muito importante ter acesso imediato ao histórico de um doente através de uma plataforma eletrónica. A informatização dos processos vai permitir-nos saber as terapêuticas prévias e a evolução das manifestações clínicas ao longo dos tempos, o que é muito importante para a avaliação terapêutica dos doentes”. Para os profissionais de saúde deste hospital, “a vantagem imediata é, sobretudo, a disponibilização dos registos clínicos digitalizados de forma integrada com o processo clínico eletrónico. Isso permite-nos chegar à informação pretendida de forma mais rápida, o que, sem dúvida, contribuirá para melhorar a prestação de saúde aos doentes”, conclui a Doutora Maria Rato.
Em implementação está ainda a solução de Mailroom Digital, que suporta todo o tratamento da correspondência, incluindo receção, digitalização, distribuição eletrónica e expedição da correspondência física.
O futuro passa pela implementação de um modelo totalmente digital, ie, todos os dados que entram no hospital, desde papel a cd, pen, dvd, etc. são transformados para suporte digital. Toda a informação entra no circuito de gestão documental e integra um workflow à disposição dos utilizadores das unidades de saúde.
Mas não basta digitalizar. “Já desmaterializamos muito, mas é preciso trabalhar a informação. É ela que vai permitir uma tomada de decisão mais célere, uma maior eficiência operacional e total integração entre sistemas externos. As soluções de inteligência artificial e de automatização podem ajudar a sermos mais eficientes, mais rápidos, mais profissionais. Os ganhos são significativos”.
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