A EAD – Empresa de Arquivos de Documentação, nasceu há 25 anos em Portugal, foi a primeira empresa a tratar do arquivo de outras empresas, e hoje é líder de mercado nessa área. Paulo Veiga, fundador e CEO da EAD, esteve à conversa com o Rh online, sobre o percurso da empresa, as politicas de RH e ainda sobre a implementação das novas tecnologias no mundo da gestão documental.
Rhonline (RH): A EAD foi primeira empresa de gestão documental no país, 25 anos depois, e olhando para trás, como é que define este percurso? Que balanço faz destes anos de atividade?
Paulo Veiga (PV): Começar um negócio em Portugal que ninguém conhecia nem sabia se ia ou não dar certo, criarmos um mercado, conquistar os clientes, os nossos colaboradores, parceiros, fornecedores, sermos sempre líderes de mercado e ao fim de 25 anos com uma distância grande para os nossos principais concorrentes, com o posicionamento que temos e o capital humano das pessoas que trabalham connosco, só posso fazer um balanço positivo destes 25 anos. Queremos continuar a distinguir-nos pela inovação, pela excelência operacional dos nossos serviços. A gestão documental é um processo cada vez mais complexo para as empresas e cabe-nos a nós simplificá-lo e torná-lo mais eficiente.
Tivemos um percurso muito próprio, numa época e num contexto de importantes desafios, desde 1993. A inovação de um serviço que não existia. O serviço era guardar os arquivos mortos das empresas em grandes armazéns na periferia de Lisboa, mais concretamente no Barreiro. Começámos numa altura em que os instrumentos financeiros eram muito menores do que atualmente e não existiam Bussines Angels ou leasing. Existiam empréstimos bancários e uma banca muito tradicional, nada voltada para apoiar investimentos inovadores ou jovens com boas ideias
Em dezembro de 1997, fruto da expansão do negócio e da própria necessidade de melhorar as suas condições de funcionalidade, a EAD mudou-se para Palmela, para instalações próprias, concebidas e construídas de raiz para a guarda da documentação com as melhores condições de segurança e de confidencialidade.
Em 2003, a EAD lança-se nos caminhos da Certificação, com a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade EAD, de acordo com os requisitos da norma ISO 9001:2008: Sistemas de Gestão da Qualidade, possuindo atualmente três referencias ISSO.
Em 2005, o Grupo CTT integrou o corpo acionista da companhia ao adquirir 51% do seu capital social, situação que se manteve até março de 2014, quando os sócios fundadores readquiriram o capital social até então pertencente aos Correios. Para o mundo da gestão documental, os CTT trouxeram o seu enorme capital de confiança, uma vantagem competitiva no vasto mercado das comunicações em que esta organização postal pretendia cada vez mais afirmar-se.
Em 2016, a EAD foi distinguida como uma das “Melhores Empresas para Trabalhar”, ficando entre os cem primeiros lugares na lista das melhores empresas para se trabalhar em Portugal, destacando-se pelas suas boas práticas de recursos humanos, nomeadamente no âmbito da saúde e segurança no trabalho e do reconhecimento aos seus trabalhadores.
Portanto, temos de estar orgulhosos do que fizemos e do que sabemos que ainda vamos fazer, em linha com a estratégia definida, apoiando os clientes na sua transformação digital e pela internacionalização que estamos a levar a cabo.
Sabemos que é preciso sair na frente, mas também é preciso correr na direção certa.
RH: Em 2016, a EAD foi considerada uma das “Melhores Empresas para Trabalhar” pela revista Exame, há seis anos consecutivos que é distinguida com o selo de PME Líder pelo IAPMEI e há dois anos que é considerada PME Excelência, como é que olha para estas distinções?
PV: Às vezes parece que somos uma Companhia papa-prémios, mas não somos, de todo, nem são objetivos nossos. Estes reconhecimentos públicos não são mais do que o resultado da qualidade do nosso trabalho, da nossa vontade de fazer coisas diferentes, inovar, cuidar dos nossos clientes, das nossas pessoas, dos nossos fornecedores e com elevado sentido de responsabilidade social.
RH: Atualmente, quantos colaboradores tem a EAD?
PV: Atualmente, contamos com 137 colaboradores distribuídos pelos nossos centros de operações, Palmela, Porto, São Miguel e Funchal.
RH: Porque é que acha que a EAD é a melhor empresa para se trabalhar?
PV: A palavra política tem, já de si, uma carga de negatividade muito grande. Tal como a expressão, “é política de empresa” é algo que já ninguém aceita só porque sim. Políticas, tal como dogmas, são feitas para em devido tempo serem questionadas. Claro que há regras para cumprir, mas a verdade é que os tempos atuais exigem de nós capacidades de adaptação que nenhuma geração anterior teve de enfrentar. Portanto, dentro da Companhia, o que desenvolvemos são Status Quo Laborais onde colocamos a nossa atenção em áreas como segurança, saúde, conforto e ergonomia, procurando promover uma participação ativa de todos.
Temos várias atividades impactantes durante largo período de tempo, como sejam idas ao teatro, festa de aniversário, massagens, ginástica laboral, existência de ginásio, cortes de cabelo para colaboradoras no dia da mulher, etc.
Fora da EAD, incentivamos atividades em prol da comunidade (geralmente respondendo a desafios de uma entidade externa, como seja uma Câmara Municipal, quando apela a uma cidadania ativa e à criação de relações pessoais entre colaboradores).
RH: Na EAD como é que se mantêm os colaboradores motivados?
PV: O dinheiro é importante, disso não tenho dúvidas, a questão é que todos temos uma noção diferente de valor, essa noção tem que ver com a nossa idade, expectativas, formação, etc… Portanto, há que adequar com todo o rigor um pacote de incentivos que tenha esses e outros fatores em consideração.
Além de uma avaliação de desempenho que tem como pilares objetivos mensuráveis, isto é, quantificáveis para que a avaliação recebida seja percebida, gostamos de ouvir o que as pessoas têm para dizer sobre criatividade e inovação. Assim, um dos objetivos semestrais atribuídos é isso mesmo, dar ideias para que a sua tarefa ou função sejam mais eficientes, mais seguras, mais práticas. Estas ideias, são, depois, avaliadas e, em muitos casos, implementadas, contribuindo assim para uma melhor segurança, eficiência e eficácia. Ganhamos todos com esta filosofia, pois, no limite, transmitimos estas inovações para os clientes, sendo mais competitivos no preço final.
Cada vez que surge nos media uma notícia da EAD imediatamente recebemos mais CV, é um indicador da atratividade da Companhia. O que fazemos é procurar compreender a geração que está a chegar agora ao mercado de trabalho, a geração do milénio, como vêem o mundo, que expectativas têm e desenhar projetos que sejam atrativos. Depois, há que proporcionar todas as ferramentas que eles conhecem e gostam de usar, de forma a potenciar a sua interação com as equipas e chefias. Finalmente, há outros fatores de atratividade, como sejam ginásio gratuito nas instalações de Palmela, campo de futebol e basquetebol.
RH: Quais são os principais desafios para a EAD nos próximos anos em relação aos colaboradores?
PV: Diria que os principais desafios são manter a cultura EAD para os novos colaboradores e saber integrar corretamente os millenials.
É interessante ver como é olhado o desperdício, a melhoria contínua, a proatividade sempre que solicitada, enfim, todas as atividades onde participamos são observadas dentro destes parâmetros e, naturalmente, os resultados medidos, melhores do que esperado. Envolver todos na construção de um processo/projeto é fundamental para o seu êxito.
RH: Numa altura em que se fala muito em inteligência artificial, a inovação também fará parte do futuro da EAD? Como é que a EAD se está a adaptar à transformação digital?
PV: Na nossa indústria, o futuro passa pela Transformação Digital, que entendemos como o uso da tecnologia para aumentar de forma significativa a performance e o alcance das empresas por meio da mudança como os negócios são feitos. A verdade é que não há processos de negócios, fabrico ou venda de serviços que não tenham associado um processo de controlo documental, seja ele na forma de papel ou com recurso a documentos nascidos já eletronicamente, os chamados nado-digitais.
Estamos presentes nas três principais vertentes da chamada Transformação Digital. A Primeira é a experiência do cliente, em particular no melhor entendimento das suas expectativas em novas formas de fidelização do cliente e novos pontos de contacto com o cliente. Por outro lado, temos a Transformação dos Processos Operacionais, que passa por uma Digitalização de Processos, formação e capacitação dos Colaboradores e, não menos importante, gerir performances, reporting, SLAs, etecetera.
Finalmente, o maior desafio, a Transformação dos Modelos de Negócio, que passarão a assentar em modelos de Negócios 100% Digitais e a sua globalização: novos negócios digitais e a globalização digital.
Por esta a nossa visão vamos organizar no próximo dia 25 de outubro o II Encontro Transformação Digital na Otimização dos Processos Documentais, no VIP Executive Art’s Hotel, em Lisboa, onde além de oradores estrangeiros teremos também o testemunho da Microsoft e da Generali.
RH: Como avalia o impacto da tecnologia em setores de atividade como aquele em que a EAD se move?
PV: O impacto é brutal e nós vemo-lo como uma oportunidade de entregar mais valor aos clientes. A tecnologia nunca foi evoluída e barata como atualmente. Nesse sentido, diria que o setor adapta-se melhor tanto quanto as competências que as empresas possuem em termos de TI e possibilidade de realizar investimentos em tecnologia. Trata-se de uma área onde é preciso investir e ter escala para ser-se rentável. As empresas do setor são pequenas, nós somos líderes de mercado com uma faturação no grupo de quase 6 milhões de euros, o segundo operador fatura metade. Não há, portanto, pela dimensão das empresas, cash-flows que permitam investir umas centenas de milhares de euros em tecnologia ou em recursos humanos qualificados.
Por exemplo, resultado do nosso investimento, possuímos um software, RWS, Read Write & Share, é licenciado em regime SaaS e está presente em várias multinacionais com especial incidência em companhias de seguros, controlando os worflows documentais de negócio e suporte ao negócio.
Além disso, temos serviços de Accounts Payable, contas a pagar para mais de 100 clientes, no qual recolhemos o correio em apartado, abrimos, qualificamos, digitalizamos e extraímos os metadados combinados e colocamos no nosso portal RWS ou entregamos no sistema ERP do cliente para integração. Claro que o documento físico fica logo em custódia. É uma solução simples, integrada e que permite elevadas poupanças para os clientes, bem como estabelecer níveis de serviço.
Rh: Como é que se define enquanto líder?
PV: Em primeiro lugar, quem pode ajudar a identificar a minha maneira de ser e estar, são as pessoas que comigo trabalham. Qualquer análise introspetiva por mim efetuada será naturalmente deficitária ou enviesada. Uma coisa é o que penso que sou e transmito, outra como sou visto pelos pares. É da junção destes ADN que surge o ADN corporativo, esse sim melhor dos que o da soma das partes.
Trabalhamos orientados por princípios de eficácia e eficiência, em equipa, sem diretores de secretária que usam ferramentas de coaching para apoiar as equipas e sempre numa ótica de melhoria contínua, promovendo a criatividade e a inovação.
O meu papel é o mais fácil, é ter a visão geral, apontar o caminho e garantir que temos as pessoas certas nos lugares certos, gerindo crises, projetos e incentivando resultados, pensando e atuando Outside of the box, fora da caixa, que é, aliás, o lema da gestão para o ano de 2018
