A Azul Lusitano operava já com um elevado nível de maturidade financeira, com processos bem definidos e uma visão clara sobre o seu funcionamento interno.
Com mais de 15 anos de evolução e crescimento sustentado, a organização desenvolveu uma estrutura financeira sólida, suportada por conhecimento profundo do negócio e por uma gestão rigorosa dos seus processos.
No entanto, à medida que o grupo crescia, aumentava também a complexidade da operação. A gestão financeira entre múltiplas sociedades, com elevados volumes de documentação e fluxos distintos, exigia uma evolução do modelo existente.
O objetivo não era resolver um problema, mas melhorar um sistema já funcional, tornando-o mais eficiente, mais controlado e preparado para escalar.
Como refere o CEO da Fin-Prisma, Marco Santos, “à medida que as organizações crescem, os processos financeiros tornam-se naturalmente mais complexos. O desafio está em garantir que essa complexidade não compromete o controlo nem a agilidade. Foi exatamente isso que conseguimos alcançar neste projeto.”
Desafio: manter controlo e eficiência numa operação financeira cada vez mais exigente
Com mais de uma década de crescimento sustentado, a organização construiu processos financeiros sólidos e bem estruturados. Existia conhecimento profundo sobre o negócio, sobre os fluxos e sobre os pontos críticos.
Ainda assim, essa maturidade assentava numa forte componente manual. O processo envolvia receção de documentos por várias vias, validação manual, registo em Excel, envio de informação entre equipas e introdução manual no ERP.
Num contexto com cerca de 1.400 faturas de fornecedores por mês, este modelo tornava-se difícil de escalar.
Mais do que eficiência operacional, estava em causa o controlo financeiro. Garantir que cada pagamento correspondia exatamente ao que era devido, evitando duplicações, erros ou inconsistências, era um fator crítico.
Num contexto de crescimento, surgiam desafios claros:
- aumento do volume de documentos e transações
- necessidade de consolidar informação entre várias sociedades
- dependência de tarefas manuais repetitivas
- dificuldade em escalar sem aumentar recursos
Ao mesmo tempo, havia um impacto claro nas equipas. Recursos qualificados estavam a executar tarefas operacionais repetitivas, como validação de documentos ou arquivo físico, em vez de se focarem em atividades de maior valor.
“Dava por mim a ver pessoas da área financeira a arquivar papel, quando podiam estar a contribuir muito mais para o negócio. Queríamos melhorar na execução, ganhar eficiência e libertar as pessoas de tarefas mais manuais para funções com mais valor”, referiu Nuno Frota, CFO da Azul Lusitano.
Solução: uma transformação construída sobre conhecimento do negócio e parceria tecnológica
A decisão de avançar com a Fin-Prisma não resultou de uma procura massiva de mercado, mas de um alinhamento claro entre necessidade e capacidade de resposta.
Desde o primeiro momento, o fator diferenciador foi a abordagem. “Não senti que me estavam a dizer que sim só para vender. Senti segurança na forma como explicavam o que iam fazer e como o iam fazer”, sublinhou Nuno Frota.
A implementação da solução assentou no RWS (internamente designado como SIRIN), adaptado à realidade da organização e integrado com o ERP Primavera.
Entre as funcionalidades implementadas destacam-se:
- gestão documental centralizada através do sistema SIRIN
- gestão de faturas de fornecedores com portal dedicado para submissão
- circuitos de aprovação e validação automatizados
- emissão e controlo de ordens de compra e respetivos consumos
- integração direta com o Primavera para lançamentos contabilísticos
- automação de reconciliações bancárias através de RPA
- leitura automática de faturas e recibos com enquadramento legal
O impacto da automação foi significativo.
Atualmente:
- são emitidas cerca de 500 ordens de compra por mês
- são registadas cerca de 1.400 faturas mensais
- cerca de 80% dos documentos entram automaticamente no sistema
A introdução da leitura por QR Code foi um ponto de viragem.
“Quando passámos a ler diretamente os QR Codes, tivemos ganhos de eficiência absolutamente diferenciadores”, confirmou o mesmo executivo.
A implementação foi progressiva e exigiu adaptação interna, tanto ao nível dos sistemas como das equipas. “Ao longo do processo, a proximidade entre equipas revelou-se determinante. A equipa da Fin-Prisma trabalha connosco como se estivesse do nosso lado. Há uma preocupação real em perceber o nosso negócio e responder às nossas necessidades”, referiu Nuno Frota.
Como destaca Marco Santos, “este projeto demonstra que a transformação financeira não começa na tecnologia, mas no conhecimento profundo do negócio. O nosso papel na Fin-Prisma é precisamente esse: traduzir a complexidade operacional dos nossos clientes em processos mais simples, mais controlados e preparados para crescer.”
Resultados: mais controlo, mais eficiência e maior capacidade de decisão
A implementação da solução trouxe ganhos claros e estruturais em várias dimensões da operação financeira.
Hoje:
- cerca de 80% dos documentos são registados automaticamente
- o papel foi praticamente eliminado do processo
- a introdução manual de dados foi drasticamente reduzida
Ao nível da organização, foram criadas novas dinâmicas de trabalho.
Atualmente são geradas cerca de 240 tarefas automáticas por mês, permitindo uma gestão estruturada e transparente das atividades da equipa.
Ao nível financeiro, o impacto é ainda mais evidente.
A organização passou a conseguir:
- consolidar informação das 20 sociedades de forma centralizada
- profissionalizar os processos transversalmente a todos os departamentos envolvidos
- aceder a dados em tempo real
- trabalhar informação agregada num único ambiente
O tempo de fecho mensal foi significativamente reduzido.
“Hoje conseguimos fechar o mês em 4 a 5 dias, o que é um resultado muito relevante na área financeira. O mérito é sem dúvida do conjunto entre os elementos da equipa, os automatismos construídos em parceria com a Finprisma e os processos que nos liga”, sublinhou Nuno Frota.
A visibilidade sobre a operação financeira aumentou, permitindo um acompanhamento mais rigoroso e em tempo real. “Hoje conseguimos focar-nos muito mais naquilo que acrescenta valor, em vez de estarmos presos a tarefas repetitivas”, confirmou Nuno Frota.
A automação de processos críticos, como a leitura de documentos, reconciliação bancária e integração contabilística, permitiu reduzir tempos de processamento e aumentar a fiabilidade dos dados.
Como sublinha Marco Santos, “a automação não é apenas uma questão de eficiência. É uma forma de reforçar o controlo, aumentar a fiabilidade da informação e dar às equipas financeiras mais capacidade para apoiar a decisão. É isso que este projeto reflete.”
Outro ganho relevante foi ao nível da capacidade de decisão. Com informação mais organizada, consistente e disponível em tempo útil, a função financeira passou a ter um papel mais ativo no suporte ao negócio.
Por fim, a solução revelou-se escalável, acompanhando o crescimento da organização sem necessidade de aumento proporcional de recursos. Mais do que eficiência, o impacto foi ao nível da confiança: confiança nos dados, nos processos e nas decisões.
Este projeto demonstra que a transformação financeira não começa na tecnologia, mas no conhecimento profundo do negócio e na capacidade de trabalhar com parceiros que conseguem traduzir esse conhecimento em soluções concretas.
No caso da Azul Lusitano, a parceria com a Fin-Prisma permitiu evoluir de um modelo sólido, mas intensivo, para uma operação mais eficiente, controlada e preparada para o futuro.
Mais do que uma evolução tecnológica, este projeto permitiu estruturar um modelo financeiro mais robusto, transparente e orientado à decisão. Num contexto cada vez mais exigente, a capacidade de garantir rigor, eficiência e confiança tornou-se um fator diferenciador para o negócio.