Conforme prometido, retomo este tema, debruçando-me com o problema que me aflige e que expressei anteriormente: o excesso de e-mails que recebemos e a perda de tempo a ler/tratar dos mesmos.
É um facto que o excesso de e-mails está a tornar-nos mais lentos e menos produtivos. Sabia que, em média, um colaborador vê a sua caixa de e-mail 36 vezes/hora, gastando um total de 13h por semana a ler, eliminar, enviar e a filtrar e-mails? Sempre que nos “distraímos” com e-mail, demoramos cerca de 16 minutos (!) para retomarmos a atividade que estávamos a fazer anteriormente.
A nossa inbox, com o excesso de informação que recebemos, ao invés de ter mensagens realmente importantes, está carregada de “lixo”, gerando uma confusão enorme. Acreditam que recentemente vi uma colaboradora com mais de 2 mil e-mails na sua inbox?
Há quem defenda que a melhor solução é ler todas as mensagens e limpar a inbox todos os dias.
Eu não concordo e deixo aqui algumas sugestões…
– Como calculam, como CEO da EAD, recebo centenas de e-mails por dia. Como é normal, uns mais importantes que outros. O segredo para sair desse ciclo infinito é avaliar, rapidamente, quais as mensagens que merecem atenção e, em seguida, responder da forma mais eficiente possível. E muitas vezes isso significa abandonar o e-mail, em favor de ferramentas com menos tecnologia, como o “velhinho” telefone (resolve-se tanta coisa por telefone… ) ou então um chat interno. Utiliza/crie esta ferramenta e vai ver que consegue resolver os seus problemas “na hora”, sem ter que prologar (por vezes dias) o problema.
– Escreva e-mails eficientes. Algumas pessoas tratam o e-mail como uma forma de “fazer” conversa. Seja conciso, assertivo e não se perca em divagações. Como resposta só irá ter mais dissertações e não é isso que se pretende.
– Coloque ordem na sua caixa: possivelmente, está a receber um e-mail sempre que alguém lhe envia uma mensagem nas redes socias (Exº Facebook ou Twitter). Desligue este serviço nas configurações.
– Utilize os filtros, eles são seus amigos! No caso de e-mails recorrentes, cuja assinatura não dá para cancelar – como os de parentes ou amigos menos simpáticos –, crie filtros para eles de forma a guardar as mensagens menos importantes numa pastinha até poder responder ou apagar de vez.
– Crie padrões de organização: É fácil perder-se na sua caixa de entrada, por isso, crie maneiras de deixa-la mais limpa e organizada. Uma sugestão é criar pastas ou tags que indiquem ações a serem tomadas – como “ler”, “responder”, “arquivar”, “delegar” etc. Resulta bastante.
– Cancele listas de distribuição das quais não necessita fazer parte.
Se deseja inscrever-se em newsletters, é melhor ter um endereço de e-mail dedicado apenas a isso, de modo a não sobrecarregar o seu trabalho e também para evitar perturbar o seu foco e concentração.
– Verifique o e-mail algumas vezes por dia e não consecutivamente. Vai ver que é mais produtivo.
– Levante-se e fale. Por vezes é mais profícuo levantar-se da sua secretária e falar diretamente com os seus colaboradores. Dependendo do assunto, resolve tudo mais rapidamente.
– Aplique a “regra dos 2 minutos” . Se o e-mail recebido exigir menos de dois minutos para ser lido e respondido, então faça-o imediatamente, mesmo que não seja tão urgente ou importante. Se você deixar para depois, corre o risco de esquecer. Esta dica ajuda-o a não procrastinar atividades.
– Envie menos e-mails. Se costuma enviar dezenas de mensagens por dia, certamente vai receber dezenas de respostas (ou mais!). Para reduzir a quantidade de e-mails, comece por si ao selecionar e otimizar mensagens. Evite também colocar muitas pessoas em cópia (coloque apenas as extritamente necessárias) e peça para estar em cópia somente quando houver necessidade.
– Finalmente, pense que há vida para além dos seus e-mails, há vida lá fora! Lembre-se que o seu e-mail não tem vida própria. Você é um profissional adulto e precisa assumir o controle. Não deixe as mensagens eletrónicas dominarem sua vida corporativa.
Os e-mails são uma ferramenta importante e indispensável na comunicação profissional, mas é preciso saber geri-los em prol da produtividade e do bem-estar. Organizar as mensagens e manter o controle da sua caixa de correio é um hábito que se deve tornar indispensável. Afinal, se não podemos controlar a quantidade de informação que chega até nós, podemos, ao menos, gerir a maneira de lidar com ela. Se entrar em “colapso”, há sempre uma medida infalível: desligar o seu e-mail – mesmo que em pequenos intervalos de meia hora – pode fazer maravilhas para sua produtividade… e sanidade
Use o seu e-mail com consciência, peso e medida.
