Quando se fala em cibersegurança, o pensamento imediato vai para antivírus, firewalls, encriptação e proteção contra ataques informáticos.
Mas, cada vez mais, os incidentes de segurança nascem de falhas no processo de gestão da informação – desde documentos mal classificados a acessos indevidos ou ausência de controlo sobre o ciclo de vida dos ficheiros.
A verdade é simples: não há cibersegurança eficaz sem uma gestão documental robusta. Porque, na verdade, não é possível proteger aquilo que não se sabe que existe, onde está ou quem acede.
E é aqui que a gestão documental assume um papel central — não como complemento, mas como pilar da estratégia de segurança da informação.
O elo esquecido: a informação mal gerida
A proteção de dados, sejam eles pessoais, contratuais ou operacionais, não começa nos firewalls. Começa na forma como a informação é criada, guardada, partilhada e destruída.
Os dados mais recentes do Centro Nacional de Cibersegurança (CNCS) mostram um crescimento contínuo de incidentes reportados em Portugal, com destaque para:
- Perda de informação sensível;
- Acesso indevido a documentos internos;
- Vazamento de dados pessoais;
- Incidentes causados por erro humano (envio de ficheiros errados, falta de controlo de versões, etc.).
Em muitos casos, o problema não esteve na infraestrutura técnica, mas sim na forma como os documentos foram organizados, armazenados ou partilhados.
Em muitas organizações, o problema não é tecnológico.
É estrutural:
- Documentos em papel abandonados em secretárias ou salas de arquivo sem controlo;
- Pastas partilhadas com permissões ilimitadas ou mal configuradas;
- Ficheiros duplicados, desatualizados, desorganizados;
- Falta de regras claras sobre prazos de conservação, destruição ou acesso.
Tudo isto representa uma vulnerabilidade, independente do quão robusta seja a infraestrutura de rede.
Como a gestão documental impacta a cibersegurança?
Uma gestão documental eficaz contribui diretamente para a segurança da informação. Eis algumas áreas críticas:
Controlo de acessos
Sem estrutura documental, os acessos são generalistas, perigosamente permissivos. Com classificação adequada, é possível limitar a visibilidade de cada tipo de documento a quem realmente precisa dele.
Cumprimento do RGPD e rastreabilidade
Saber onde estão os dados pessoais, por quanto tempo devem ser conservados, quem os acede e quando são eliminados, tudo isso é impossível sem uma abordagem documental bem definida.
Redução de risco por excesso de dados
Guardar mais informação do que a necessária é um risco. Eliminar informação sem critérios também o é. A gestão documental permite manter apenas o que é legal e operacionalmente relevante.
Recuperação e resposta a incidentes
Se acontecer um ciberataque, a capacidade de resposta depende da organização: backups, registos, logs de acesso e, claro, saber onde está o quê, e se já estava em risco antes do incidente.
A segurança começa onde começa a informação
Não é apenas nos servidores ou na cloud que vive o risco. A verdadeira segurança da informação começa no momento em que um documento é criado , seja ele digital ou físico.
A gestão documental eficaz precisa de olhar para o ciclo de vida completo da informação, em todas as suas formas:
- Um contrato impresso, arquivado há dez anos numa cave sem controlo de humidade;
- Um ficheiro Excel com dados sensíveis, guardado numa pasta partilhada sem histórico de acessos;
- Um processo disciplinar com informação pessoal, circulado internamente por e-mail;
- Um conjunto de registos técnicos ou clínicos, mantido em suporte papel por obrigação legal.
Cada um destes exemplos representa uma vulnerabilidade potencial , não por ser digital ou físico, mas por estar fora de um sistema de controlo, sem regras claras de quem pode aceder, quando deve ser destruído ou como deve ser classificado.
É nesta fronteira entre o que se vê e o que se esquece que a cibersegurança falha.
E muitas vezes, falha não por causa da tecnologia, mas por ausência de estratégia documental.
Certificações: o que distingue quem protege realmente
No contexto atual, não basta dizer que se protege a informação, é preciso prová-lo.
A EAD opera com um conjunto de certificações internacionais reconhecidas, que atestam o rigor com que gere e protege os documentos dos seus clientes:
- ISO/IEC 27001 – Sistema de Gestão da Segurança da Informação
- ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade
- Normas portuguesas NP 4437 (arquivo físico) e NP 4464 (digitalização)
- ISO 45001 – Sistema de Segurança e Saúde no Trabalho
- Conformidade plena com o RGPD e legislação portuguesa sobre conservação e tratamento de documentos
Estas certificações asseguram que todos os procedimentos, desde a receção e digitalização, ao arquivo, destruição ou entrega sob pedido, são auditáveis, seguros e compatíveis com exigências legais e normativas.
Conclusão
Não se trata apenas de proteger sistemas. Trata-se de proteger conteúdo, contexto e confiança.
E isso começa com uma gestão documental à altura dos riscos do presente.
Num mundo em que os ataques acontecem em segundos, mas os danos podem durar anos, a organização da informação é tão crítica quanto a encriptação.
A EAD acredita, e demonstra, que uma estratégia de cibersegurança começa nos documentos, passa pelos processos, e culmina na confiança.
Saiba como podemos ajudar a proteger melhor os seus documentos e a sua organização.
