Custódia documental externa na Unidade Local de Saúde Entre Douro e Vouga: como a EAD libertou espaço essencial e melhorou a eficiência do arquivo clínico.
A transferência de processos clínicos para custódia externa permitiu à ULS Entre Douro e Vouga reorganizar o arquivo ativo, libertar espaço crítico e assegurar acesso rápido e seguro à informação, graças à parceria com a EAD.
A Unidade Local de Saúde Entre Douro e Vouga enfrentava um desafio estrutural na gestão do arquivo clínico. O volume acumulado de processos, alguns pouco consultados e outros essenciais à atividade assistencial, ocupava espaço vital e dificultava o funcionamento diário do serviço.
Segundo José Dias, coordenador técnico da unidade, a pressão sobre o arquivo tornou-se cada vez maior.
“Temos um conjunto de informação que não necessita de muita consulta, como processos de óbito ou outra documentação. Mas alguma dela tem necessidade de acesso com alguma frequência, devido à atividade assistencial.”
A falta de espaço e a diversidade de necessidades levaram a unidade a recorrer à custódia documental externa da EAD, garantindo melhores condições de armazenamento, organização e acesso.
Libertar espaço e reorganizar o arquivo clínico
Com o apoio da EAD, a ULS começou a enviar de forma faseada vários tipos de processos para custódia externa.
O objetivo era claro: ganhar espaço físico para melhorar o arquivo ativo, assegurando simultaneamente que a documentação inativa continuava acessível sempre que necessário.
“Ao longo do tempo têm sido realizados vários envios para custódia externa, de processos e também de documentos de episódios de urgência. Dessa forma permitiu-nos libertar espaço para podermos ter espaço suficiente para o arquivo ativo.”
Esta reorganização tornou possível acomodar documentação crítica que permanece em utilização, libertando áreas antes ocupadas por processos com pouca circulação.
Gestão segura de processos ativos e inativos
Apesar de a maior parte do volume enviado para custódia ser documentação inativa, a unidade teve também de recorrer à externalização de processos ainda ativos, mas com movimentação reduzida.
“Temos processos clínicos que ainda estão no ativo, mas houve necessidade de libertar espaço para determinados fins. Então enviámos para custódia externa processos não movimentados há mais de dez anos.”
Mesmo nestes casos, a informação continua acessível, sobretudo quando um utente regressa à atividade clínica e é necessário consultar o processo.
“Ocasionalmente, o utente volta a ter atividade no hospital e temos de solicitar o processo. Solicitamos e a empresa devolve. Fazemos isto todos os dias, um conjunto de processos são solicitados e devolvidos.”
Esta rotina diária demonstra a importância de uma custódia externa eficiente e com tempos de resposta rápidos, garantindo continuidade assistencial sem comprometer a gestão do espaço.
Resultados: eficiência logística e espaço libertado
A mudança trouxe benefícios imediatos e visíveis. O primeiro e mais significativo foi a libertação de espaço físico, essencial para reorganizar o arquivo ativo e melhorar a funcionalidade interna do serviço.
“Sem dúvida que um grande benefício foi a libertação do espaço, principalmente nos documentos que já não estavam no ativo. Mas mesmo noutros casos precisávamos de libertar espaço para determinados fins e esse foi um dos grandes benefícios que obtivemos.”
A transferência de documentação para a custódia externa permitiu também criar melhores condições para o trabalho diário da equipa, que passou a ter um arquivo mais organizado, seguro e adaptado às necessidades da unidade.
