Gestão documental digital na ULS Arco Ribeirinho: como a EAD transformou 250 km de processos em eficiência e rapidez
A digitalização dos processos individuais de 2.500 trabalhadores eliminou problemas de espaço, melhorou o acesso à informação e aumentou a segurança e eficiência do serviço de Recursos Humanos da ULS Arco Ribeirinho, graças à solução integrada da EAD.
A ULS Arco Ribeirinho, E.P.E., enfrentava um problema comum a muitas instituições de saúde: um volume massivo de processos individuais em papel, acumulados ao longo de décadas, sem organização estruturada e sem condições adequadas de arquivo.
Segundo Duarte Tavares, administrador hospitalar, diretor de Recursos Humanos e responsável pela Academia de Formação da unidade, a situação tornou-se insustentável.
“Tínhamos uma quantidade imensa de processos individuais, desorganizados, sem qualquer maneira fácil de os consultar. Estávamos a ficar sem espaço e não conseguíamos responder rapidamente aos trabalhadores quando precisavam de informação, fosse ela de há vinte anos ou de há dois.”
A parceria com a EAD marcou o ponto de viragem.
Transformação digital dos processos dos trabalhadores
Com a implementação do RWS, a equipa passou a aceder de forma imediata e centralizada aos processos dos trabalhadores, independentemente da localização.
“Com um clique conseguimos abrir portas e aceder facilmente, a partir de qualquer lugar, à informação dos nossos 2.500 trabalhadores. Em casa, no continente, nas ilhas ou até noutro país.”
Antes da digitalização, Duarte Tavares recorria a uma analogia para ilustrar o volume acumulado de papel.
“Costumo dizer que com o RWS conseguimos chegar a Badajoz a pé. Se colocássemos todos os processos dos trabalhadores em fila indiana, percorríamos os quilómetros da A2 e da A6 até Espanha. No total, eram cerca de 250 quilómetros lineares de informação.”
A solução da EAD permitiu digitalizar os processos ativos e colocar os inativos em custódia segura.
Quando necessário, os documentos em papel continuam acessíveis de forma rápida, mantendo total garantia de integridade e confidencialidade.
Acesso rápido e custódia segura com a EAD
A digitalização dos processos ativos trouxe rapidez imediata à operação, mas a gestão dos processos inativos continua a ser igualmente crítica.
Duarte Tavares destaca a eficiência alcançada com a custódia da EAD.
“Se precisarmos de um processo de um trabalhador aposentado ou de alguém cujo processo está em custódia, no dia seguinte temos o original ou as partes necessárias. Isso permite-nos responder aos trabalhadores, às famílias e até a entidades externas.”
O gestor recorda um caso concreto que demonstra o impacto da solução:
“Precisámos de entregar à Câmara Municipal do Barreiro informação sobre um ex-trabalhador que ia ser medalhado. Pedimos o processo inativo à EAD e chegou no dia seguinte. Em 72 horas úteis entregámos toda a informação.”
Eficiência, saúde ocupacional e bem-estar no trabalho
A digitalização trouxe benefícios inesperados que vão além da organização documental.
Duarte Tavares identificou melhorias tangíveis na saúde ocupacional da equipa.
“Deixei de ter baixas por doenças alérgicas. Muitas pessoas não se apercebem, mas a imunoalergologia tem grande impacto nos serviços com arquivo em papel. À medida que deixámos de ter aqueles 250 quilómetros de papel acumulado, o ambiente de trabalho melhorou de imediato.”
Além das alergias, o esforço físico associado ao manuseamento e pesquisa dos processos desapareceu.
“As pessoas tinham de subir escadas, usar escadotes, procurar processos nos andares superiores das estantes. Hoje podemos ter pessoas dos 21 aos 65 anos a trabalhar connosco sem qualquer limitação.”
Centralização da informação e confiança na parceria com a EAD
A centralização dos dados e o suporte contínuo da EAD são apontados como fatores-chave para o sucesso do projeto.
“O facto de termos um parceiro de referência como a EAD dá-nos total garantia de que tudo vai correr bem. Se temos um problema, contactamos e recebemos resposta rápida, com segurança e com a lealdade institucional que construímos ao longo dos anos.”
A relação evoluiu ao ponto de ampliar o âmbito da parceria.
“Estamos a trabalhar convosco no sistema de gestão documental, vamos aumentar a nossa necessidade de custódia para 2026 e estamos a concluir o levantamento de arquivos que ainda nem tinham sido estudados ou abertos. Queremos garantir que toda a informação dos nossos trabalhadores está em segurança com a EAD.”
Uma transformação estrutural com impacto direto nos trabalhadores
A digitalização dos processos individuais mudou a operação do serviço de Recursos Humanos, melhorou a relação com os trabalhadores e tornou a informação acessível, segura e organizada.
Hoje, a ULS Arco Ribeirinho tem:
- processos digitalizados e acessíveis em segundos;
- processos inativos em custódia segura com entrega no dia seguinte;
- melhor ambiente de trabalho;
- zero esforços físicos desnecessários;
- equipas mais eficientes e mais saudáveis;
- uma parceria robusta para crescimento futuro.
É um caso exemplar de como a digitalização, quando bem implementada, transforma não apenas processos, mas também equipas e a qualidade do serviço público.
