Da falta de espaço à eficiência digital: a transformação do arquivo clínico da ULS Arco Ribeirinho com a EAD
A digitalização do arquivo clínico libertou espaço, melhorou o acesso à informação e trouxe uma nova cultura de gestão documental à ULS Arco Ribeirinho
Durante anos, o arquivo clínico da ULS Arco Ribeirinho foi um desafio crescente.
A acumulação de processos em papel, muitos deles de guarda vitalícia, que não podem ser destruídos chegou a um ponto crítico.
“O maior problema que nós tínhamos era a falta de espaço. Eram muitos anos a acumular papel e chegámos a uma altura em que já não tínhamos onde guardar”, admite Cláudia Luz, administradora da unidade.
A decisão de avançar para uma solução de arquivo digital surgiu da necessidade de libertar espaço para novos serviços clínicos.
Mas rapidamente se revelou mais do que uma resposta logística, foi o início de uma transformação estrutural na forma como a instituição gere e acede à informação de saúde.
Transformação digital e mudança de mentalidade na ULS Arco Ribeirinho
Ao iniciar o processo de desmaterialização do arquivo clínico, a equipa da ULS Arco Ribeirinho percebeu que guardava muito mais do que o necessário.
“Guardávamos a cópia da cópia da cópia. Este processo obrigou-nos a olhar para o arquivo de forma diferente e a sermos mais disciplinados naquilo que realmente precisamos de manter”, explica Cláudia Luz.
A integração de informação no sistema digital e a colaboração com a EAD permitiram não só libertar espaço físico, mas também reorganizar o modo como a informação é tratada.
Hoje, o acesso aos processos é mais rápido e seletivo, apenas o que é realmente necessário é recuperado e digitalizado.
“Quando precisamos, fazemos o pedido e identificamos se queremos o processo físico ou digitalizado. Na maioria dos casos pedimos a digitalização, o que tornou o processo muito mais eficiente”, acrescenta a responsável.
Arquivo clínico digital: eficiência e rapidez no acesso à informação
Com o novo sistema, os pedidos são feitos diretamente através da plataforma digital da EAD e o acesso à informação é quase imediato.
“Apesar de o prazo ser de 24 horas, muitas vezes é muito mais rápido do que isso”, destaca Cláudia Luz.
Além da agilidade, a mudança trouxe também benefícios operacionais:
a ULS passou a rentabilizar o espaço disponível e a melhorar as condições de armazenamento dos documentos ainda em papel, eliminando situações de arquivo em locais sem ventilação ou com humidade.
Digitalização estendida aos cuidados de saúde primários
A experiência positiva no hospital motivou a extensão do projeto aos cuidados de saúde primários, recentemente integrados na estrutura da ULS Arco Ribeirinho.
“Ao longo de 2025, esta parceria com a EAD foi alargada aos cuidados primários, onde havia muito arquivo guardado de forma incorreta e sem condições. Hoje, estamos a corrigir isso e a garantir que toda a informação está segura e acessível”, sublinha Cláudia Luz.
Parceria entre a EAD e a ULS Arco Ribeirinho com impacto real na saúde pública
O caso da ULS Arco Ribeirinho mostra como a transformação digital na saúde não depende apenas de tecnologia, mas também de mudança cultural e de gestão.
A colaboração com a EAD foi determinante para criar um modelo sustentável de arquivo clínico, com ganhos concretos em eficiência, segurança e qualidade do serviço ao cidadão.
