Desmaterialização e segurança da informação: como a IGAC modernizou os seus processos de Recursos Humanos com o apoio da EAD.
A digitalização dos processos de Recursos Humanos permitiu à IGAC eliminar circuitos em papel, aumentar a segurança da informação, agilizar consultas e reduzir recursos necessários para gerir o arquivo, através da aplicação RWS da EAD.
Durante anos, os processos internos da Inspeção-Geral das Atividades Culturais (IGAC) eram tramitados exclusivamente em papel.
Todos os circuitos, pedidos, decisões, consultas e validações, dependiam de documentação física, muitas vezes sensível e confidencial.
Segundo Marco Fortes, diretor de serviços da IGAC, os riscos eram evidentes.
“Não tínhamos nada desmaterializado. Tudo o que era workflow e todos os processos estavam em papel. Isto traz morosidade na consulta da informação, riscos de segurança e dificuldade no acesso rápido e seguro àquilo que precisamos.”
A necessidade de assegurar agilidade, rastreabilidade e segurança tornou inevitável a migração para uma solução digital.
A escolha recaiu sobre a solução integrada da EAD, com a implementação da aplicação RWS.
Desmaterialização dos processos de Recursos Humanos com o RWS
A primeira área a avançar para a digitalização foi a de Recursos Humanos, que concentra informação altamente sensível e de consulta recorrente.
“Temos desmaterializados os processos de cada funcionário. São processos confidenciais e a consulta tem de ser rápida e ágil. O RWS permite-nos isso.”
A solução trouxe benefícios imediatos:
- Resposta rápida às necessidades de consulta.
- Controlo rigoroso de acessos, essencial para auditoria.
- Registo de quem acede, quando acede e a que informação.
- Pesquisa eficiente, substituindo a consulta manual folha a folha.
“Em papel, teria de ser o trabalhador a pesquisar documento a documento. No RWS podemos pesquisar o que queremos muito mais rapidamente e com muito mais fiabilidade.”
A segurança foi outro fator decisivo, especialmente numa entidade pública que gere informação confidencial associada a colaboradores.
“Sabemos que a informação está digitalizada e com a EAD temos a garantia da sua segurança.”
Mais segurança, mais qualidade e maior fiabilidade da informação
A digitalização não se traduziu apenas em rapidez.
A mudança trouxe também qualidade, consistência e fiabilidade aos dados consultados diariamente pela equipa.
“Com o apoio da EAD nesta transformação, nota-se essencialmente a segurança e a garantia da informação prestada. Sabemos onde procurar e o que procurar, e que toda a informação está compilada no mesmo sítio.”
A transição para ambiente digital eliminou problemas comuns no arquivo físico:
- folhas soltas,
- informação ausente,
- páginas danificadas,
- dificuldade de localizar documentos específicos.
Hoje, a equipa consegue prestar informação com certeza, consistência e rapidez, independentemente da complexidade do processo.
Resultados: menos recursos, mais produtividade
A digitalização trouxe também ganhos operacionais expressivos.
Segundo Marco Fortes, a organização passou a operar com maior eficiência e menor dependência de recursos humanos para tarefas repetitivas.
“Preciso de menos pessoas para produzirem mais. A informação está segura, acessível e controlada, e isso torna possível ter menos recursos, mas mais resultados.”
Com o RWS, a IGAC ganhou:
- processos digitalizados e acessíveis de forma imediata,
- controlo rigoroso para auditoria,
- redução da dependência do arquivo físico,
- menos esforço manual,
- redução de erros e extravios,
- e maior capacidade de resposta aos trabalhadores e à organização.
