Durante muitos anos, a transformação digital teve um objetivo muito claro: eliminar papel, digitalizar arquivos e guardar documentos em formato eletrónico.
Foi um passo importante e, em muitos casos, revolucionou a forma como as organizações trabalhavam.
Basta, porém, olhar para a realidade de muitas empresas e entidades públicas para perceber que esse caminho ficou a meio. Os documentos já não estão em armários; estão em servidores, plataformas cloud, aplicações de negócio, pastas partilhadas, emails e sistemas especializados que raramente comunicam entre si. O papel desapareceu, mas a complexidade não.
Digitalizar não significa transformar
É uma confusão frequente.
Uma organização pode digitalizar milhares de documentos e, ainda assim, continuar a perder tempo à procura da versão correta de um contrato, de uma fatura ou de um procedimento interno. Pode eliminar o arquivo físico e continuar dependente de emails para aprovar processos. Pode investir em novas aplicações e obrigar os colaboradores a introduzir exatamente a mesma informação em três sistemas diferentes.
Nada disto acontece por falta de tecnologia, mas porque essa tecnologia continua desligada dos processos e das restantes aplicações da organização.
A informação tornou-se o recurso mais valioso das organizações, mas continua dispersa
Todos os dias, uma organização produz conhecimento.
- Contratos.
- Relatórios.
- Projetos.
- Processos.
- Correspondência.
- Indicadores.
- Decisões.
O problema é que esta informação raramente vive no mesmo sítio. Cada departamento utiliza as suas ferramentas, cada aplicação guarda a sua parte da história e cada processo cria novos documentos. Com o tempo, deixa de existir uma visão única da organização e passa a existir apenas um conjunto de sistemas que funcionam lado a lado.
O verdadeiro desafio já não é guardar informação. É fazê-la circular.
Pense num processo simples.
Um contrato é assinado, a informação segue para o departamento financeiro, é criada uma tarefa para operações, o cliente recebe uma comunicação e os documentos ficam arquivados.
Se cada uma destas etapas acontecer manualmente, alguém terá de garantir que nada fica esquecido.
Agora imagine exatamente o mesmo processo, mas desta vez a informação acompanha automaticamente o documento. Não existem reintroduções de dados, documentos enviados várias vezes nem dúvidas sobre qual é a versão válida. O trabalho continua a existir, mas deixa de depender da memória das pessoas.
As organizações mais eficientes não têm necessariamente mais tecnologia
Nos últimos anos assistimos a uma corrida para adquirir novas plataformas: CRM, ERP, ferramentas colaborativas, Business Intelligence e Inteligência Artificial. Cada uma resolve um problema específico, mas poucas organizações param para responder a uma pergunta simples: toda esta tecnologia trabalha realmente em conjunto?
Se a resposta for negativa, em vez de simplificar processos, a organização limita-se a acrescentar novas camadas de complexidade.
A próxima etapa da transformação digital chama-se integração
Durante muitos anos falou-se em digitalização.
Hoje fala-se cada vez mais em automação.
A próxima evolução será a integração.
- Integrar documentos.
- Integrar processos.
- Integrar sistemas.
- Integrar pessoas.
É precisamente nesta ligação que a informação deixa de ser apenas um conjunto de ficheiros armazenados e passa a fazer parte da operação diária. É também essa integração que cria as condições necessárias para aproveitar tecnologias como a Inteligência Artificial, reduzir tarefas repetitivas e tomar decisões mais rápidas e mais informadas.
É aqui que começa a verdadeira transformação digital
A transformação digital não termina quando o último documento é digitalizado. Começa quando a informação deixa de estar presa a um sistema ou a um departamento e passa a acompanhar o trabalho das pessoas.
É esta visão que orienta o Grupo EAD.
Ao combinar gestão documental, automatização de processos, integração entre sistemas, preservação digital e soluções especializadas para diferentes áreas de negócio, o Grupo ajuda organizações públicas e privadas a transformar informação dispersa em processos ligados, rastreáveis e preparados para os desafios futuros.
No fundo, o objetivo nunca foi apenas eliminar papel; foi permitir que a informação trabalhasse a favor da organização.
O Grupo EAD ajuda organizações públicas e privadas a integrar informação, automatizar processos e criar uma gestão documental preparada para os desafios atuais e futuros.
