A empresa concluiu a digitalização de cerca de 18 mil documentos e quase 3.000 processos de Recursos Humanos, permitindo à Unidade Local de Saúde operar praticamente sem papel e lançar as bases para futuros projetos de automação e Inteligência Artificial.
Lisboa, 21 de julho de 2026 – A EAD concluiu com sucesso um dos mais relevantes projetos de digitalização documental desenvolvidos na área dos Recursos Humanos no sistema de saúde português, processando cerca de 800 mil páginas, quase 18 mil documentos e 2.884 processos em apenas sete meses, graças à tecnologia de captura documental da Ricoh.
Recorrendo aos scanners Ricoh fi-7600 e aos equipamentos da série Ricoh fi-8000, a EAD executou uma operação contínua de preparação documental, digitalização, indexação e disponibilização da informação, sem interromper a atividade diária da ULS (Unidade Local de Saúde) Arco Ribeirinho, assegurando elevados níveis de produtividade, qualidade de imagem e fiabilidade operacional.
O projeto permitiu transformar o arquivo de Recursos Humanos daquela organização de saúde, através da digitalização de 777.559 páginas, correspondentes a 17.721 documentos, integrados em 2.884 processos individuais, muitos dos quais continham décadas de informação relativa a cerca de 2.500 profissionais de saúde.
A dimensão do projeto exigia uma infraestrutura tecnológica capaz de manter um elevado ritmo de produção durante vários meses. A operação garantiu uma captura de elevada qualidade, com imagens a cores a 300 dpi e tecnologia OCR integrada, permitindo converter toda a documentação em informação totalmente pesquisável e reutilizável.
O desafio era particularmente complexo devido à dispersão da documentação por diferentes instalações e suportes físicos. Para responder a esta exigência, a EAD assumiu todo o processo de preparação documental, digitalização, controlo de qualidade, indexação e disponibilização da informação através da plataforma de gestão documental RWS.
A infraestrutura de captura documental da Ricoh desempenhou um papel determinante no sucesso do projeto. Os equipamentos de produção da série fi foram selecionados pela sua capacidade para operar de forma contínua em ambientes de elevada exigência, oferecendo alimentação automática de documentos, elevada velocidade de processamento, estabilidade operacional e integração com tecnologia OCR; fatores decisivos para concluir com sucesso uma operação de quase 800 mil páginas.
Segundo a EAD, a velocidade e a fiabilidade dos equipamentos foram determinantes para cumprir os exigentes prazos do projeto sem comprometer a qualidade da informação digitalizada.
“Para concretizar um projeto de digitalização desta dimensão, é fundamental disponibilizar a gama de equipamentos mais adequada a cada situação, tendo em consideração o formato e o estado dos documentos, bem como as limitações de espaço e de tempo”, afirma Jesús Cabañas, Regional Manager da PFU para a Península Ibérica.
“Este projeto demonstra como a digitalização documental, quando assente em processos robustos, tecnologia adequada e controlo rigoroso de qualidade, pode transformar de forma concreta a gestão da informação numa organização tão exigente como uma unidade de saúde. Em sete meses, conseguimos converter um arquivo físico extenso e crítico num ativo digital pesquisável, seguro e disponível para apoiar equipas, decisões e futuros projetos de automação”, afirma Paulo Veiga CEO da EAD.
Um dos aspetos mais relevantes do projeto foi a disponibilização progressiva dos documentos ao longo da execução dos trabalhos, permitindo que a organização começasse a beneficiar da transformação digital antes mesmo da conclusão da operação.
Atualmente, o Serviço de Recursos Humanos da ULS Arco Ribeirinho funciona praticamente sem recurso ao papel, dispondo de acesso imediato à documentação, possibilidade de consulta remota e processos significativamente mais eficientes.
Para além de melhorar a eficiência operacional, este projeto lançou as bases para uma nova geração de iniciativas de automação, interoperabilidade e Inteligência Artificial, demonstrando como uma estratégia de digitalização assente na captura de informação de elevada qualidade permite transformar arquivos físicos em ativos digitais preparados para impulsionar a inovação no setor da saúde.
Sobre a EAD e o Grupo EAD:
Com mais de 33 anos de experiência em gestão documental, a EAD é líder e pioneira no setor em regime de outsourcing, oferecendo soluções integradas de gestão de informação, digitalização, desmaterialização de processos e destruição segura de documentos.
Na linha da frente da inovação e da Inteligência Documental, a EAD disponibiliza tecnologias avançadas de automação, inteligência artificial, pesquisa e indexação segura de dados, que permitem um tratamento mais eficiente, ágil e seguro da informação.
Fiel à sua história e ao seu know-how ímpar, a EAD mantém também uma forte componente de gestão de arquivo físico, com soluções que asseguram custódia, organização, avaliação e preservação documental – garantindo a continuidade entre o papel e o digital.
A EAD é um grupo empresarial português especializado em soluções de gestão documental, que integra a Hectómetro e inclui ainda a tecnológica Fin-Prisma e a espanhola Delete, especializada em destruição segura, reciclagem e digitalização de documentos.
Em 2020, o grupo adquiriu a Papiro, referência nacional em gestão documental, e em abril de 2025 concretizou a sua fusão por incorporação, reforçando a liderança e a escala operacional do Grupo EAD em toda a Península Ibérica.
Atualmente, o Grupo EAD está presente em todo o território nacional, incluindo as Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira, e opera também em Espanha, com uma equipa de cerca de 400 colaboradores e uma faturação superior a 14 milhões de euros.
Sobre a PFU, uma empresa RICOH
A PFU Limited foi fundada em 1960. Com base nas competências adquiridas no desenvolvimento de computadores, desenvolve e disponibiliza produtos e serviços relacionados com a digitalização documental, tais como scanners de imagem. Disponibiliza igualmente serviços de suporte à construção e operação de infraestruturas de TI que contribuem para a segurança dos seus clientes.
A PFU mantém uma aposta contínua na evolução dos seus dispositivos inteligentes visando contribuir para a transformação digital e para a melhoria dos processos dos seus clientes, oferecendo serviços de suporte e ajudando a promover o desenvolvimento de um mundo sustentável.
Mais informação: https://www.pfu.ricoh.com/global/
A PFU (EMEA) Limited é a subsidiária da PFU Limited para a região EMEA, com sede em Uxbridge, Reino Unido.
