Apesar de Portugal estar no bom caminho, “o nível de digitalização dos hospitais nacionais e demais unidades de saúde, já deveria ser maior”. Continua a existir “muito papel em circulação, mas também resistência à mudança juntos dos mais distintos recursos e departamentos, face aos processos de trabalho com suporte digital”.
Estas foram algumas das principais conclusões apresentadas pela EAD, líder no setor de gestão documental, na 1.ª Edição das Jornadas Administrativas, organizada pelo Serviço de Gestão de Doentes da ULS Almada-Seixal (ULSAS).
Com 15 hospitais como clientes, João Inocêncio, diretor comercial e de marketing da EAD, sublinhou que a classificação nacional está longe de ser negativa, mas que há ainda muito trabalho a fazer.
O Hospital de S. João do Porto é um dos melhores exemplos de modernização e digitalização, bem como o Hospital Garcia da Horta, que, com a EAD, já digitalizou mais de meio milhão de documentos, em 5 grandes áreas (RH, Processos Clínicos Ativos, Medicina Nuclear, Consentimento Informado e Neurorradiologia), e gere atualmente o arquivo desta unidade de saúde.
Segundo o executivo da EAD, o processo de digitalização das unidades de saúde nacionais “é sempre muito desafiante, devido ao longo histórico de arquivos em papel, e ao facto de o papel continuar a ser ainda muito usado diariamente”.
“Nós, por exemplo, no São João implementámos um projeto de desmaterialização das urgências de adultos e da urgência pediátrica. Ou seja, o papel que entra é automaticamente desmaterializado e segue todo o circuito digital através da gestão documental”, explicou João Inocêncio, durante a sua intervenção. Tudo isto garante um maior controlo da informação e dos processos, o que por sua vez melhora a eficiência e a qualidade de trabalho e de serviço.
Soluções EAD
A EAD garante todo o processo, desde a remoção do arquivo, à sua custódia, organização, digitalização e disponibilização de toda a informação numa solução de gestão documental, que permite, de uma forma rápida, expedita, controlada e segura a consulta de todos os processos.
No Hospital Garcia da Horta, a EAD implementou ainda 2 RPS – Robotic Process Automation, robôs digitais utilizados para automatizar tarefas administrativas rotineiras, alocados à área do gabinete do cidadão. O projeto permitiu à Unidade realocar recursos anteriormente alocados a essas tarefas para outros trabalhos de maior valor.
“Quando a EAD entrou pela primeira vez no hospital para fazer o tratamento do arquivo, o departamento tinha 15 pessoas alocadas. Com a externalização do arquivo, tem apenas duas agora. Todas as outras foram colocadas noutros serviços. A otimização é global, não se prende apenas com a informação”
Integrado está ainda a solução de Mailroom Digital, que suporta todo o tratamento da correspondência, incluindo receção, digitalização, distribuição eletrónica e expedição da correspondência física.
Pelo facto de existirem ainda inúmeros pedidos de consulta em papel, o arquivo em papel tem de estar permanentemente disponível para consulta imediata, e como tal a EAD desloca-se ao Hospital Garcia da Horta sempre que um pedido surge.
A permanência do papel e a resistência ao digital penaliza fortemente o rápido acesso e análise da informação, torna os processos de trabalho e de decisão mais morosos, e atrasa a inovação tecnológica. “A Inteligência Artificial trabalha sobre a informação digital que existe, quanto mais informação existir, devidamente organizada, melhores serão os resultados, quer para as unidades de saúde, quer para os utentes. O nível de otimização que a IA e demais tecnologia conseguem oferecer assegura ganhos enormes, tanto ao nível de produtividades, como de custos, capacidade de resposta e qualidade de serviço. Mas para que esta realidade exista é preciso que a digitalização seja total”, disse.
O futuro passa pela implementação de um modelo totalmente digital – tudo o que entra no hospital de forma física tem de ser digitalizado. Toda a informação tem de ser rapidamente digitalizada, entrar no circuito de gestão documental e integrar um workflow à disposição dos utentes e das unidades de saúde.
Mas não basta digitalizar. “Já desmaterializamos muito, mas é preciso trabalhar a informação. É ela que vai permitir uma tomada de decisão mais célere, uma maior eficiência operacional e total integração entre sistemas externos. As soluções de inteligência artificial e de automatização podem ajudar a sermos mais eficientes, mais rápidos, mais profissionais. Os ganhos são significativos”.