O VI Encontro de transformação digital, promovido pelo Grupo EAD, teve lugar no salão nobre da Câmara Municipal de Matosinhos e foi apresentado o caso de sucesso deste município, na gestão de processos do urbanismo. O encontro contou também com apresentações sobre o futuro digital e os seus desafios na administração publica.
O evento chegou pela primeira vez ao norte do país, sendo o mote do mesmo, desmistificar a complexidade da desmaterialização dos processos através de um simples clique.
O arranque foi dado pelo chefe de divisão de bibliotecas e arquivo da Câmara Municipal de Matosinhos, Nuno Cabo, que aproveitou para referenciar a importância da preservação de documentos, “especialmente aqueles que fazem parte de uma memória coletiva” e como tal, a câmara investiu não só na transformação digital, bem como na plataforma do urbanismo para que os seus serviços fossem mais diligentes nas respostas.
Paulo Veiga, CEO da EAD, falou sobre o futuro digital nas organizações e como este é essencial ao ser humano. Pelas palavras do mesmo “a transformação digital só funciona se tiver a tecnologia ao serviço das pessoas, mas garantido sempre que as pessoas dominem os processos em particular na fase da decisão”.
Sendo a transformação digital uma via sem retorno, cheia de oportunidades e ameaças, a verdade é que só com “as pessoas na centralidade desta transformação é que conseguimos colocar tudo em prática e alcançar almejada produtividade e eficiência”, acrescentou.
Ainda no seu discurso falou como “o desenvolvimento das pessoas deve possibilitar a sua transição digital, por mais analógicas que possam parecer as suas tarefas e responsabilidades, caso contrário rapidamente transformamos investimentos em custos”.
Concluiu, pois, que se deve melhorar os processos e formar os colaboradores com níveis de qualidade elevados, ou mesmo de excelência.
Rafael Maria, programador da Fin-Prisma, empresa pertencente ao Grupo EAD, na sua apresentação abordou a transformação digital como exemplo de modernização e eficiência utilizando o case study CM Matosinhos.
Em 2022 a Câmara Municipal de Matosinhos apostou na digitalização de processos urbanísticos, através do portal do urbanismo, desenvolvido pela EAD, dando um passo para a modernização administrativa. Este investimento resultou numa mais-valia para os serviços autárquicos, munícipes, cidadãos e empresas.
Este novo projeto de evolução digital do urbanismo da câmara municipal, e consequentemente dos seus canais de atendimento ao público, protagonizou uma diminuição do prazo de resposta, concretizou a otimização de processos, incentivou a produtividade, aumentou o grau de satisfação e potenciou a inovação. A espera por resposta diminuiu e foi maximizado os níveis de serviço onde foi diminuída a circulação de documentação física.
Os números falam por si e Rafael Maria avançou com dados concretos, “mais de mil documentos digitalizados, com um tempo médio de fecho de pedido em média de 7 horas”.
Este projeto pode ser aplicado nas instalações do cliente ou na própria EAD e tem como principais objetivos: agilizar acesso aos processos de obras particulares; reduzir a dependência de documentos físicos; reduzir número de requisições de processos físicos e melhorar eficiência na gestão dos processos.
Seguiu-se a intervenção de Luís Faria, diretor de inovação da Keep Solutions, parceira da EAD e detentora do RODA, um repositório digital capaz de incorporar, preservar e dar acesso a todo o tipo de material digital. Luís Faria deu destaque à importância da preservação dos arquivos, que nas suas palavras são “fontes fiáveis de informação para uma governação responsável e transparente” e adiantou ainda que a “era digital trouxe consigo a produção exponencial de informação”, e como tal, será importante “mantê-la a longo-prazo”.
O evento fechou as portas com a intervenção de Clara Branco, responsável de consultoria da EAD, que avançou com o tema dos novos desafios da classificação, avaliação e conservação da informação da administração local à luz da portaria n.º 112/2023 de 27 de abril. Adiantou que a transição digital é também o resultado da mudança nos hábitos, práticas e visão do indivíduo e das organizações.
“Trata-se de “abrir mão” do modo de fazer individual em prole do futuro coletivo. Trata-se do aprender a falar a linguagem das organizações (públicas), utilizando instrumentos próprios e criados para o efeito, e assim contribuir para transformar o ruído em informação, a desordem em ordem”.