Dicas de gestão documental
Os meses de verão são a altura ideal para realizar a gestão de documentos nas empresas, aproveitando o baixo volume de trabalho. A EAD – Empresa de Arquivos de Documentação deixa algumas dicas para ajudar na gestão documental.
O período de férias é, para muitos, sinónimo do recarregar baterias. Contudo, para quem fica nas empresas esta ausência dos colegas, ainda que temporária, representa uma menor rapidez e eficiência na resposta às solicitações e ao tratamento de documentação porque quem trata dos arquivos foi de férias. E agora, alguém sabe do arquivo?
É a pergunta que mais se deve ouvir nos escritórios das empresas, neste período em particular. Este é apenas um exemplo de um pequeno caos gerado por más práticas (personalizadas) na gestão da informação e que são mais comuns do que se julga.
É certo que “está tudo sob controle” e o colaborador acabará por regressar e resolver “todos os assuntos pendentes” devido à sua ausência. Mas a questão mantém-se: para quando a decisão de uma política de informação que a restitua ordem à organização que a produz? Para quando, uma política assente nas boas práticas e que termine com o modo personalizado de “fazer arquivo”, e que liberte o colaborador para o desempenho das suas reais funções?
Para que as empresas e os seus colaboradores possam passar por este período sem grandes dificuldades, Clara Branco, coordenadora dos serviços de consultoria em arquivo da EAD, deixa algumas sugestões:
- Faça um esboço da política de arquivo que quer ver implementada na sua empresa procure saber mais sobre este tema; identifique os pontos fortes e os pontos fracos; quais os recursos existentes; as responsabilidades; procure saber quem são os especialistas na área; identifique possíveis contatos no mercado.
- Liberte espaço – os armários e salas estão cheios de pastas de arquivo e não sabe onde colocar as próximas? Simples. Liberte espaço. Como? Retirando os documentos que já não têm muita utilização para novos espaços; ou contratando empresas especialistas na guarda desses mesmos arquivos.
- Organize a sua informação para poder aceder-lhe mais rapidamente – supondo que decidiu transferir os documentos para um novo espaço, continua com o mesmo problema de acesso à informação que tinha quando os colegas foram de férias. O lema é: organizar para recuperar de uma forma mais rápida e eficiente. Classifique as datas por fora do arquivo e os temas da documentação a que se referem.
- Preciso de eliminar, mas não sei como, nem o quê – Esta é uma das queixas mais comuns. A boa notícia é que como já optou por organizar a informação, classificando-a, o processo será mais rápido. Falta agora aplicar a Tabela de Seleção e os prazos de conservação administrativa e o destino final, estabelecidos com base em critérios legais, fiscais, jurídicos, administrativos. E claro, após a aprovação dos responsáveis.
Lembre-se que a gestão documental é um processo contínuo. Portanto, é importante rever e atualizar regularmente as políticas e os procedimentos para garantir que estejam todos alinhados com as necessidades da empresa e, em especial, que o arquivo não volte a acumular tanto. Por isso, a altura das férias até se compreenda que seja usada para esse efeito.