- Estrutura e Organização de Arquivo;
- Dificuldades ao nível do espaço disponível ou custos associados ao espaço extremamente elevados;
- Dificuldades no acesso a informação em tempo útil ou custos não controlados com o acesso a informação critica;
- Preocupações de segurança e ambientais com o processo de eliminação de documentação confidencial;
Nós destacamos, sobretudo a poupança que poderá ser gerada. No que diz respeito ao armazenamento físico, dependendo da localização das instalações do cliente, podem existir ganhos que vão dos 50% aos 100%, se tivermos em consideração apenas o serviço de Custódia e Gestão de Arquivo.
Não podemos esquecer que a maior parte dos gestores apenas consideram como custos da função arquivo os associados ao espaço, descurando os custos inerentes à própria gestão e acesso aos documentos. Nem sempre a inexistência de um custo direto com o aluguer de um espaço significa a inexistência de custos associados ao arquivo, basta que esse espaço se situe a uma distância significativa que implique deslocações frequentes e tempo de RH alocado.
Quanto ao tratamento digital, os ganhos são calculados com base nos tempos gastos no acesso e gestão da informação em suporte de papel vs suporte eletrónico, mas estes diferem grandemente de organização para organização pois considera fatores variados (infra-estrutura tecnológica disponível, aplicações de gestão de informação, numero de utilizadores, custo médio da mão-de-obra da empresa, etc.)
Podemos sim enumerar alguns fatores a considerar no cálculo dos indicadores de poupança:
-Tempo médio de acesso a um documento de papel X quantidade de consultas/acessos dia X numero de colaboradores da empresa X custo médio da mão de obra vs custo dos mesmos acessos, mas a documentos/informação em suporte eletrónico,
-Tempo consumido (e custos associados) na produção de cópias para efeito de distribuição de informação;
-Tempo e custos de mão-de-obra da introdução da informação nos sistemas vs processos de captura e/ou integração automática de informação em suporte eletrónico.
Outra questão deveras importante é, qual a importância dessa mesma gestão de topo?
Para se perceber a importância de uma gestão deste tipo, apresentamos com um exemplo: para as soluções de Outsourcing de Arquivo podemos fazer o exercido de calcular quanto custa a manutenção de um arquivo situado na área Metropolitana de Lisboa, com custos por metro quadrado a rondar os 1.439€/ano e na Área Metropolitana do Porto, com custos por metro quadrado a rondar os 998€/ano (segundo informações do Jornal Diário de Noticias, edição de 25/07/2017). Considerando que num m2 cabem cerca de 40 pastas normalizadas (lombada 8cm), o cliente pagará pela manutenção dessas pastas em escritório, durante 10 anos, 14.390€ em Lisboa e 9.980€ no Porto. Por essas mesmas pastas o cliente, com a solução de Custódia na EAD, se considerarmos que se trata de um arquivo financeiro, produzido todo no mesmo ano fiscal, que legalmente deverá manter-se por um período de 10 anos, terá pago no final dos 10 anos 300,00€, ou seja menos 98% em Lisboa e 97% no Porto, que o valor pago pelo espaço no escritório.
As soluções tecnológicas da EAD, disponibilizadas através de serviços ASP, permitem que as empresas tenham acesso a ferramentas de gestão documental/informação, sem investimentos avultados em infra-estrutura, software, hardware, e manutenção de um sistema que não está diretamente ligado à atividade desenvolvida. As ferramentas são disponibilizadas em regime de prestação de serviços, e toda a manutenção dos sistemas e atualização da tecnologia é da responsabilidade da EAD. Não vendemos produtos ou marcas, vendemos Soluções de Tratamento de Documentos/Informação, que embora suportadas por produtos, não nos obrigam a uma representação. Esta visão faz da EAD uma empresa totalmente isenta na escolha das soluções/tecnologias, explica o crescimento e reconhecimento de qualidade que temos conquistado, neste mercado e acima de tudo permite que os clientes mantenham o foco nas suas atividades, beneficiando das vantagens inerentes a esse fator.
