Arquivo físico ainda é relevante? Quando faz sentido externalizar?
Vivemos na era digital, mas o papel ainda não desapareceu.
Qualquer entidade pública ou privada sabe que há milhares de documentos que não podem ser simplesmente eliminados. Por obrigação legal, valor histórico, necessidade probatória ou falta de digitalização estruturada, o arquivo físico continua a ocupar espaço, tempo e recursos.
Mas será que faz sentido continuar a geri-lo internamente?
Quando o arquivo físico se torna um problema
Na maioria das organizações, a gestão do arquivo físico enfrenta vários desafios:
- Falta de espaço e condições adequadas para armazenamento;
- Dificuldade em localizar documentos antigos, especialmente em casos urgentes (auditorias, contencioso, pedidos de acesso);
- Ausência de critérios claros sobre o que guardar, eliminar ou digitalizar;
- Falta de pessoal especializado e risco de incumprimento legal;
- Custos crescentes com a manutenção de espaços de arquivo, segurança e climatização.
- A acumulação de caixas em caves, arrecadações ou corredores não só compromete a eficiência da organização, como representa um risco real, legal, operacional e reputacional.
Mas afinal, o arquivo físico ainda é relevante?
Sim. E por vários motivos:
- Obrigação legal: a legislação portuguesa impõe prazos específicos de conservação de documentos, muitos dos quais ainda exigem suporte físico, especialmente em organismos públicos, saúde, banca, justiça e fiscalidade. (Decreto-Lei n.º 121/2022)
- Valor probatório e originalidade: certos documentos só têm validade jurídica se apresentados em formato original (assinaturas manuscritas, carimbos, etc.).
- Valor histórico ou patrimonial: arquivos municipais, paroquiais, escolares ou institucionais contêm acervos que fazem parte da história coletiva, e devem ser preservados.
- Necessidade operacional: há documentos que, mesmo antigos, continuam a ser consultados regularmente no dia a dia.
O problema não é o arquivo físico em si, é a forma como ele é gerido.
Quando faz sentido externalizar o arquivo físico?
Externalizar o arquivo significa entregá-lo a uma empresa especializada que garante a sua guarda, organização e acesso sempre que necessário. Faz sentido quando:
- Já não há espaço interno suficiente para manter o arquivo com segurança;
- Os documentos estão dispersos, desorganizados e difíceis de localizar;
- A organização não tem critérios definidos para retenção ou destruição de documentos;
- Os custos com manutenção de espaços, pessoal e segurança estão a aumentar;
- Existe receio de incumprimento legal ou falha numa auditoria ou inspeção.
Além disso, a externalização permite transformar o arquivo físico num ativo acessível e útil, com regras claras e integração com soluções de digitalização, sem que a organização perca controlo sobre a informação.
O que oferece a EAD?
A EAD é especialista em gestão documental e arquivo físico externo, com soluções certificadas e totalmente adaptadas à realidade portuguesa. Na prática, isso significa:
Instalações de arquivo com segurança máxima
- Monitorização 24/7, controlo de acessos, proteção contra incêndio, pragas e humidade.
- Condições ideais para preservar documentos sensíveis, confidenciais ou de longa duração.
Organização, inventariação e indexação de todo o arquivo
- O arquivo não é apenas “guardado”: é classificado, registado e preparado para consulta futura.
- Os documentos podem ser recuperados em qualquer momento, com prazos de entrega rápidos (físico ou digital).
Logística integrada de entrega sob pedido
- Quando um documento é necessário, a EAD garante a entrega em poucas horas, em formato físico ou digitalizado.
Possibilidade de digitalização parcial ou total
- O cliente pode solicitar a digitalização de partes do arquivo, com integração em plataformas de gestão documental ou acessos cloud.
Conformidade legal e destruição segura
- A EAD ajuda a definir regras de retenção, garante cumprimento da legislação portuguesa e assegura a destruição certificada quando aplicável.
E os resultados?
Organizações que externalizam o seu arquivo físico conseguem:
- Reduzir custos diretos (infraestrutura, segurança, manutenção);
- Libertar espaço para atividades produtivas;
- Minimizar riscos legais e operacionais;
- Melhorar a capacidade de resposta e acesso à informação;
- Iniciar (ou acelerar) a sua transição digital com base numa estrutura documental sólida.
Conclusão
O arquivo físico não é coisa do passado, é parte da realidade presente.
A diferença está na forma como é gerido. Externalizar com um parceiro experiente como a EAD é uma decisão estratégica que liberta recursos, reduz riscos e prepara a organização para um futuro mais eficiente e digital.
Quer saber como podemos ajudar a sua organização a gerir melhor o arquivo físico? Fale connosco.
