Há uma pergunta que a maior parte das empresas está a fazer mal.
A pergunta não devia ser que ferramenta de Inteligência Artificial implementar primeiro. Devia ser: o que é que, na forma como gerimos os nossos documentos, vai fazer essa ferramenta falhar?
Porque vai falhar, quase sempre, não por causa da tecnologia. Por causa do que está por trás dela.
Já sabemos que a qualidade dos dados importa. A questão é o que fazer com isso
Já explicámos aqui porque a qualidade da informação determina a qualidade das decisões de uma IA, e porque a gestão documental é a base invisível de qualquer projeto de IA. Esse princípio já não é novidade para quem acompanha este tema.
O que falta, muitas vezes, é a parte prática. Não o porquê. O como.
Antes de escolher uma ferramenta, uma plataforma ou um fornecedor de IA, há um conjunto de perguntas que a organização precisa de responder sobre si própria.
Pergunta 1: quem é o dono da informação?
Numa organização típica, a informação vive espalhada por vários departamentos, sistemas e pessoas. Ninguém tem, sozinho, uma visão completa.
Antes de dar a um sistema de IA acesso a essa informação, alguém tem de ser responsável por decidir o que é fiável, o que está desatualizado e o que nunca devia ter saído do lugar onde estava. Sem essa responsabilidade definida, o projeto de IA herda a desorganização que já existia, só que agora automatizada e mais rápida.
Pergunta 2: sabemos, de facto, onde a informação está?
Parece uma pergunta simples. Raramente tem uma resposta simples.
Antes de qualquer projeto de IA avançar, vale a pena fazer um exercício básico: mapear onde a informação crítica realmente está, em que sistemas, em que formatos, com que grau de atualização e com que nível de acesso. Este mapeamento não é um passo técnico menor. É o que define se o projeto de IA vai trabalhar sobre uma base real, ou sobre uma ilusão de organização.
Pergunta 3: começamos em grande, ou começamos a sério?
Há uma tentação natural de querer aplicar IA a toda a organização de uma vez. Na prática, os projetos que funcionam costumam começar mais pequenos.
Escolher um processo concreto, bem delimitado, com documentação já razoavelmente organizada, permite testar, corrigir e aprender antes de escalar. É mais lento no arranque, mas evita o cenário mais comum: um projeto ambicioso que fica bloqueado assim que encontra a primeira pasta de exceções mal resolvidas.
Pergunta 4: e as pessoas, estão preparadas para mudar a forma como trabalham?
Nenhum projeto de IA muda só a tecnologia. Muda também a forma como as equipas trabalham todos os dias, onde procuram informação, como a classificam, quem valida o quê.
Se essa mudança não for gerida, a ferramenta mais sofisticada do mundo esbarra na mesma resistência de sempre: as pessoas continuam a fazer as coisas como sempre fizeram, por hábito ou por falta de confiança no novo processo. A gestão da mudança não é um detalhe do projeto. É, muitas vezes, o que decide se ele funciona.
Resolver isto primeiro não atrasa o projeto. Torna-o possível
Nenhuma destas perguntas exige comprar tecnologia. Exigem tempo, decisão e algum desconforto em admitir que a organização ainda não está tão preparada como gostaria.
Mas é exatamente esse trabalho, feito antes, que separa os projetos de IA que geram valor real dos que ficam pelo caminho, depois de meses de investimento, sem resultados à altura das expectativas.
Perguntas frequentes
Preciso de digitalizar todos os documentos antes de aplicar IA?
Não necessariamente todos, mas precisa de saber que documentos são críticos para o processo que quer melhorar, e garantir que esses estão organizados, indexados e acessíveis.
Quanto tempo demora a preparar a informação de uma empresa para um projeto de IA?
Depende do volume e do estado atual da organização documental, mas costuma ser mais rápido e mais barato começar por um processo específico do que tentar preparar toda a empresa de uma vez.
Quem deve liderar a preparação da informação antes de um projeto de IA?
Idealmente uma responsabilidade partilhada entre a gestão da informação e a área de negócio que vai usar a IA, e não apenas a equipa de tecnologia.
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