Todos os anos chega a mesma altura. As contas fecham, os arquivos enchem-se de pastas novas e alguém, algures no departamento financeiro, faz sempre a mesma pergunta: podemos deitar fora os documentos do ano passado, ou do ano anterior a esse?
Na maioria das empresas, a resposta acaba por ser um encolher de ombros. Por dúvida, guarda-se tudo. Por pressa, também. E o arquivo cresce, ano após ano, sem que ninguém pare para perceber o que realmente precisa de lá estar.
Porque o fecho de contas é o momento certo para arrumar o arquivo
O fecho do ano fiscal não é só uma obrigação contabilística. É também o momento mais natural para rever o que a empresa tem guardado e decidir, com critério, o que fica e o que pode ser eliminado em segurança.
Feito todos os anos, este exercício evita que o arquivo se transforme num depósito sem lógica. Feito de forma reativa, só quando falta espaço ou surge uma auditoria, custa sempre mais caro e corre mais riscos.
O que a lei obriga a guardar, e durante quanto tempo
O ponto de partida tem de ser sempre a lei, não o hábito.
Em Portugal, o Código do IRC, no artigo 123.º, obriga as empresas a conservar a sua documentação contabilística durante um período de 10 anos. O Código do IVA, no artigo 52.º, reforça essa obrigatoriedade para os documentos relevantes para efeitos fiscais, como já detalhámos neste artigo.
Isto cobre faturas, guias de remessa, extratos bancários, documentos de suporte a declarações fiscais e registos contabilísticos em geral. Mas nem todos os documentos da empresa têm o mesmo prazo, nem a mesma natureza.
Nem tudo o que tem dados pessoais pode ficar guardado só por garantia
Uma parte significativa do que se acumula num arquivo empresarial contém dados pessoais: registos laborais, candidaturas antigas, faturas com nome e morada de clientes, listas de presenças, comunicações por email.
Para esta categoria, o critério não é só fiscal. É o RGPD. O regulamento é claro: os dados pessoais só podem ser conservados durante o tempo necessário para a finalidade que justificou o seu tratamento, como já explicámos aqui. Guardar candidaturas de há sete anos, ou dados de ex-colaboradores sem qualquer necessidade operacional, não é prudência. É um risco desnecessário.
O fecho do ano fiscal é, por isso, também uma boa oportunidade para verificar se os dados pessoais da empresa continuam a fazer sentido no arquivo, ou se já deveriam ter sido eliminados.
A checklist prática
- Documentos contabilísticos e fiscais dos últimos 10 anos: confirmar que estão completos, organizados e acessíveis.
- Documentos fora do prazo legal de conservação: identificar o que já ultrapassou os 10 anos exigidos pelo Código do IRC.
- Dados pessoais sem finalidade ativa: candidaturas antigas, registos de ex-colaboradores, contactos de clientes inativos.
- Duplicados e versões obsoletas: ficheiros repetidos ou substituídos que continuam a ocupar espaço e a gerar confusão.
- Documentos com valor legal permanente: atas, escrituras e contratos de longo prazo, que devem ser identificados e tratados à parte.
- Registo da decisão: sempre que algo for eliminado, documentar quando, o quê e com que critério, para conseguir justificar essa decisão mais tarde.
Guardar bem é tão importante como eliminar bem
Já falámos sobre isto: guardar documentos a mais tem custos reais, de espaço, de tempo de pesquisa e de exposição em caso de incidente. Mas eliminar sem critério tem um risco ainda maior.
A destruição de documentos não pode ser feita ao acaso. Tem de ser segura, certificada e rastreável, sobretudo quando envolve informação confidencial ou dados pessoais. Já explicámos os critérios que devem estar sempre presentes antes de destruir qualquer documento.
É esta combinação, saber o que guardar, por quanto tempo, e como eliminar em segurança o que já não é preciso, que transforma o fecho de ano numa oportunidade de gestão, e não apenas numa obrigação contabilística.
Perguntas frequentes
Durante quanto tempo tenho de guardar as faturas da minha empresa?
De acordo com o Código do IRC, artigo 123.º, a documentação contabilística, incluindo faturas, deve ser conservada durante 10 anos.
Posso destruir documentos com dados pessoais antes dos 10 anos fiscais?
Depende da finalidade. Documentos sem relevância fiscal, como candidaturas antigas ou registos sem necessidade operacional, devem ser eliminados assim que deixam de ter finalidade, segundo o RGPD, mesmo que isso aconteça antes dos 10 anos aplicáveis a documentos fiscais.
Quem deve decidir o que se elimina no fecho do ano fiscal?
Idealmente, uma política de retenção documental formal, definida pela gestão e aplicada de forma consistente, e não uma decisão pontual de quem precisa de libertar espaço no arquivo.
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