Quando se fala em gestão documental, a preocupação costuma ser sempre a mesma:
“Não podemos perder documentos.”
É uma preocupação legítima, mas existe outra pergunta que poucas organizações fazem:
“Estamos a guardar documentos que já não deveríamos guardar?”
À primeira vista, parece um problema menor. Na prática, pode representar custos significativos, aumentar riscos legais e dificultar a gestão diária da informação. Guardar documentos é importante, guardar tudo, para sempre, raramente é.
Porque é importante definir uma política de retenção documental?
Uma política de retenção documental estabelece durante quanto tempo cada tipo de documento deve ser conservado e quando pode ser eliminado de forma segura.
Não existe um prazo único para toda a documentação.
Os períodos de conservação variam consoante a natureza dos documentos e as obrigações legais ou regulamentares aplicáveis.
Por exemplo, existem documentos fiscais que devem ser conservados durante vários anos, enquanto outros registos administrativos deixam de ter utilidade muito antes.
Sem regras claras, muitas organizações acabam por adotar uma estratégia simples:
guardar tudo.
Embora pareça a opção mais segura, pode transformar-se num problema de gestão.
Guardar informação durante demasiado tempo também tem custos
Quando se fala em arquivo, pensa-se normalmente no espaço físico, mas os custos vão muito além disso.
Manter documentação sem necessidade implica:
- mais espaço de armazenamento físico ou digital;
- pesquisas mais demoradas;
- maior dificuldade em localizar informação relevante;
- aumento do volume de dados sujeitos a proteção;
- custos acrescidos de gestão e manutenção.
À medida que a informação cresce, cresce também a complexidade da sua administração.
O resultado é simples: quanto mais informação desnecessária existe, mais difícil se torna encontrar aquilo que realmente importa.
Retenção documental e RGPD: porque conservar demasiado tempo pode aumentar o risco
O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) estabelece que os dados pessoais não devem ser conservados durante mais tempo do que o necessário para a finalidade que justificou o seu tratamento.
Isto significa que manter documentação contendo dados pessoais sem fundamento legal ou necessidade operacional pode representar um risco acrescido para a organização.
Além da conformidade legal, existe uma questão prática. Quanto maior for o volume de informação armazenada, maior será a superfície de exposição em caso de incidente de segurança ou acesso indevido.
Uma boa política de retenção documental contribui, por isso, para reduzir riscos e reforçar a governação da informação.
Como definir uma política de retenção documental
Uma política eficaz não significa eliminar documentação indiscriminadamente.
Significa definir critérios objetivos para todo o ciclo de vida da informação.
Na prática, deverá responder a questões como:
- Que documentos devem ser conservados?
- Durante quanto tempo?
- Quem é responsável pela sua gestão?
- Quando podem ser eliminados?
- Como garantir uma destruição segura e documentada?
Quando estas regras existem, a organização trabalha com maior previsibilidade e reduz significativamente o risco de conservar informação sem necessidade.
Porque a retenção documental também é uma decisão de gestão
Muitas vezes, a retenção documental é vista apenas como uma obrigação administrativa.
Na realidade, trata-se de uma decisão estratégica.
Uma organização que conhece o ciclo de vida da sua informação consegue:
- reduzir custos de armazenamento;
- melhorar a eficiência das pesquisas;
- responder mais rapidamente a auditorias;
- diminuir riscos legais;
- reforçar a segurança da informação.
Ou seja, não está apenas a organizar documentos, está a gerir melhor um dos seus principais ativos: a informação.
Como a tecnologia ajuda a gerir o ciclo de vida da informação
Definir regras é apenas uma parte do trabalho. O verdadeiro desafio está em aplicá-las de forma consistente.
É aqui que soluções de gestão documental permitem automatizar políticas de retenção, controlar o ciclo de vida dos documentos e garantir que cada tipo de informação é conservado durante o período adequado.
Quando necessário, estes processos podem ainda ser complementados por serviços especializados de arquivo e destruição certificada de documentos, assegurando conformidade legal, segurança e rastreabilidade ao longo de todo o ciclo documental.
Desta forma, a retenção documental deixa de depender de decisões individuais e passa a integrar o modelo de gestão da organização.
Conclusão: gerir informação também significa saber quando a eliminar
Guardar documentos continuará a ser uma necessidade para qualquer organização, mas uma gestão documental eficiente não se mede apenas pela capacidade de conservar informação.
Mede-se também pela capacidade de eliminar aquilo que já deixou de ter valor, de forma segura, controlada e em conformidade com a legislação aplicável.
Porque, em muitos casos, o maior risco já não está em perder documentos, mas em continuar a guardar informação que nunca mais será utilizada.
Se a sua organização nunca reviu a política de retenção documental ou continua a conservar informação sem critérios definidos, este pode ser um bom momento para avaliar o ciclo de vida dos seus documentos.
O Grupo EAD apoia organizações públicas e privadas na definição de estratégias de gestão documental, arquivo, conservação e destruição certificada, ajudando a garantir conformidade legal, maior eficiência operacional e um controlo mais rigoroso da informação. Fale connosco.
