Inteligência documental é a palavra de ordem em 2024 na estratégia da EAD. Empresa de Arquivo de Documentação líder em Portugal e uma das maiores empresas da Península Ibérica na área da gestão documental, reuniu os seus principais quadros em Setúbal no passado sábado e apresentou uma estratégia centrada na adoção de tecnologias e na inovação que irá refletir-se no lançamento de novos produtos, serviços e nos objetivos para reforçar a internacionalização do Grupo.
Por um lado, a EAD pretende continuar a utilizar a mais recente tecnologia no seu setor e, por outro, levar para outros mercados know-how desenvolvido com alto nível de excelência em Portugal, criando sinergias que potenciem o seu crescimento e uma consistente e adequada oferta aos seus clientes.
Inteligência Artificial e Machine Learning
De acordo com a EAD, a IA e o ML são tecnologias chave que estão a revolucionar a gestão documental através da extração automática de dados, da categorização inteligente e da análise preditiva. Tal como Paulo Veiga, Fundador e administrador da EAD, refere “estas tecnologias melhoram a eficiência e a tomada de decisões, permitindo que os sistemas compreendam, interpretem e aprendam com vastos repositórios de documentos. Como tal, não podíamos deixar de reforçar a nossa oferta nesta tecnologia”. Efetivamente, os algoritmos aperfeiçoam a compreensão das estruturas dos documentos, das nuances linguísticas e da relevância contextual, assegurando assim o fornecimento de uma inteligência cada vez mais precisa e consciente do contexto.
A IA complementa a inteligência humana, permitindo uma tomada de decisões mais rápida e informada e a correta utilização desta tecnologia traz benefícios às empresas e, consequentemente, aos seus clientes. Para a EAD, estar ao lado das empresas e contribuir para o sucesso dos seus clientes é uma aposta incontornável.
Automação
Também a Automação continua no topo de prioridades da EAD, pois simplifica os fluxos de trabalho através da automatização de tarefas repetitivas. No domínio da gestão de documentos, a Automação é utilizada para o encaminhamento contínuo de documentos, a introdução de dados e a otimização de processos, libertando recursos humanos para atividades mais estratégicas. Como menciona Paulo Veiga, “a automação de tarefas repetitivas pode economizar tempo e minimizar erros na gestão documental. No universo da Inteligência Documental, isto traduz-se em sistemas de melhoria contínua que evoluem a par do panorama empresarial, que está em constante mudança. Esta é uma realidade que a EAD conhece bem e, naturalmente, trará novidades ao mercado neste contexto”.
Segurança é prioridade a reforçar
A EAD gere grandes volumes de informação e dados críticos e confidenciais de inúmeras empresas nacionais e internacionais, pelo que a segurança é uma prioridade, nomeadamente numa altura em que a informação é um dos ativos de maior valor para os cibercriminosos. A segurança dos documentos, uma área em que a EAD é uma referência no mercado, tem de estar sempre um passo à frente de potenciais riscos e ameaças que possam surgir. “A segurança dos dados é crucial na inteligência documental. Os sistemas de gestão documental têm de navegar em cenários de conformidade complexos, assegurando o tratamento seguro de informações sensíveis, ao mesmo tempo que cumprem os regulamentos regionais e específicos do setor e nós queremos ter sempre a melhor oferta com a mais recente inovação nesta área”, de acordo com Paulo Veiga.
A tecnologia identifica e neutraliza potenciais ameaças à segurança, garantindo uma proteção robusta de informações sensíveis e a conformidade com os regulamentos de proteção de dados em constante evolução.
“A tecnologia é indissociável da sobrevivência de uma empresa de gestão documental, mas ela não assegura, por si só, o sucesso do negócio. Tem de existir uma cultura organizacional que valorize a inteligência documental e que maximize o potencial, em linha com os princípios da ciência arquivística. Que entenda a importância da qualidade dos dados, da segurança e conformidade, da integração e interoperabilidade com os sistemas empresariais, da própria formação e capacitação das equipas e, muito importante, de governance e estratégias claras e eficazes”, sublinha diz Paulo Veiga, Fundador e administrador da EAD.