Se hoje tivesse de partilhar dados com um cliente ou entidade externa, conseguiria fazê-lo de forma estruturada, segura e imediata?
Com a entrada em aplicação do Data Act (Regulamento (UE) 2023/2854), a forma como as empresas gerem, acedem e partilham dados passa a estar enquadrada por regras europeias mais claras.
E isso levanta um desafio prático: A sua organização sabe onde está a sua informação, e consegue disponibilizá-la de forma controlada quando necessário?
O que é o Data Act e porque deve preocupar as empresas
O Data Act integra a estratégia europeia para a economia dos dados e estabelece regras sobre:
- acesso e utilização de dados gerados por produtos conectados e serviços relacionados
- partilha de dados entre empresas (B2B) e com o setor público em circunstâncias específicas
- mudança entre prestadores de serviços de tratamento de dados (cloud switching)
- interoperabilidade entre sistemas
Entrou em vigor em janeiro de 2024 e é aplicável, na generalidade, desde setembro de 2025.
Embora muitas vezes associado a contextos industriais ou IoT, o impacto estende-se à forma como as organizações organizam e disponibilizam informação.
Interoperabilidade da informação: o que muda na prática
O Data Act reforça a necessidade de os dados poderem ser:
- acedidos por entidades autorizadas
- partilhados em formatos utilizáveis
- transferidos entre sistemas
- compreendidos no seu contexto
Isto não significa apenas “ter dados digitais”. Significa garantir que esses dados são utilizáveis fora do sistema onde foram criados.
Onde começam os problemas: informação dispersa e sem estrutura
Na prática, grande parte das empresas enfrenta desafios como:
- dados e documentos distribuídos por vários sistemas
- ausência de normalização de formatos
- informação sem classificação ou metadados
- dificuldade em identificar versões válidas
Neste contexto, responder a pedidos de acesso ou partilha torna-se complexo e arriscado.
Data Act e gestão documental: uma relação indireta, mas crítica
O Data Act não regula diretamente a gestão documental, mas cria uma exigência clara: as organizações têm de conseguir identificar, aceder e disponibilizar informação de forma controlada.
Isto depende diretamente de como essa informação é organizada internamente.
Uma gestão documental estruturada permite:
- localizar informação relevante de forma rápida
- garantir contexto, histórico e validade
- controlar acessos e permissões
- preparar dados e documentos para partilha
Sem esta base, a interoperabilidade torna-se difícil de operacionalizar.
Como preparar a sua empresa para este novo contexto
A adaptação ao Data Act não começa pela tecnologia. Começa pela organização da informação. Na prática, implica:
- mapear onde estão os dados e documentos críticos
- definir regras claras de acesso e partilha
- normalizar estruturas e formatos de informação
- garantir controlo sobre versões e histórico
- implementar sistemas que assegurem rastreabilidade
Mais do que cumprir um regulamento, trata-se de ganhar controlo.
O papel da gestão documental na interoperabilidade
A interoperabilidade não se constrói no momento da partilha, mas na forma como a informação é gerida desde o início.
Soluções de gestão documental como o RWS da EAD permitem estruturar documentos e dados com base em critérios consistentes, assegurando que a informação mantém contexto, integridade e acessibilidade.
Quando integrada com outros sistemas, esta abordagem facilita a disponibilização de informação de forma segura e controlada, sem necessidade de processos manuais ou improvisados.
Se a sua organização ainda não tem uma visão clara sobre onde está a sua informação e como pode ser disponibilizada de forma estruturada, pode ser útil começar por avaliar os seus processos internos.
É neste tipo de contexto que soluções de gestão documental, como as desenvolvidas pela EAD, ajudam a criar uma base sólida para responder às exigências do Data Act, assegurando controlo, rastreabilidade e capacidade de partilha segura.
