Há um cenário que se repete em muitas organizações.
Durante grande parte do ano, o Sistema Integrado de Gestão vive discretamente. Os procedimentos existem, os documentos vão sendo atualizados e os registos acumulam-se sem grande protagonismo.
Depois chega a auditoria. De repente, todos procuram documentos, confirmam versões, validam aprovações, verificam indicadores e tentam garantir que nada ficou por fazer. É quase como se o Sistema Integrado de Gestão despertasse apenas nessa altura.
A questão é que um sistema criado para apoiar a gestão da organização perde grande parte do seu valor quando é utilizado apenas para responder a auditorias.
O objetivo nunca foi preparar auditorias
As normas ISO trouxeram uma disciplina importante às organizações. Definiram processos, responsabilidades, indicadores e formas de demonstrar conformidade.
Com o tempo, muitas empresas passaram a associar o Sistema Integrado de Gestão quase exclusivamente a esse universo. É compreensível.
As auditorias têm datas, prazos e consequências. Naturalmente, concentram atenção.
Mas basta conversar com quem trabalha diariamente na área da qualidade para perceber uma realidade diferente.
Os problemas mais difíceis não aparecem na semana da auditoria.
Aparecem meses antes, quando um procedimento deixa de ser seguido, quando uma não conformidade demora demasiado tempo a ser tratada ou quando ninguém consegue perceber porque determinado indicador começou a degradar-se.
Um bom Sistema Integrado de Gestão ajuda a tomar melhores decisões
Imagine duas organizações. Ambas cumprem os requisitos das normas e obtêm resultados positivos nas auditorias.
Numa delas, o Sistema Integrado de Gestão é consultado apenas quando existe uma auditoria ou quando é necessário atualizar documentação. Na outra, faz parte da rotina das equipas. Os responsáveis acompanham indicadores, analisam desvios, registam ações corretivas e utilizam essa informação para melhorar processos.
As duas organizações podem ter exatamente a mesma certificação, mas dificilmente terão o mesmo nível de maturidade.
A diferença não está na auditoria, mas na forma como utilizam a informação produzida ao longo do ano.
Quando a informação deixa de circular, os problemas deixam de ser visíveis
Nenhum gestor gosta de ser surpreendido por uma não conformidade que podia ter sido evitada. Ainda assim, acontece.
Nem sempre porque faltam procedimento, muitas vezes, porque a informação existe, mas ninguém a consegue ligar.
- Uma ação corretiva fica registada num sistema.
- Os indicadores estão noutro.
- Os documentos encontram-se numa pasta diferente.
- Os responsáveis trocam informação por email.
- Cada elemento faz sentido isoladamente.
- Em conjunto, deixam de contar uma história.
E gerir uma organização depende precisamente dessa capacidade de relacionar informação.
A melhoria contínua não acontece durante a auditoria
É curioso como uma das expressões mais repetidas nas normas de gestão é também uma das mais difíceis de colocar em prática.
Melhoria contínua.
Na realidade, ela não acontece porque existe uma auditoria anual. Acontece quando a organização consegue identificar rapidamente desvios, aprender com eles e ajustar processos antes que os problemas se repitam.
Isso exige informação acessível, atualizada e integrada no dia a dia. Não apenas documentação arquivada para apresentar ao auditor.
Um Sistema Integrado de Gestão só cria valor quando faz parte da operação
Há uma diferença importante entre cumprir um requisito e retirar valor dele.
Quando o Sistema Integrado de Gestão acompanha a atividade diária da organização, deixa de ser visto como uma obrigação administrativa.
- Passa a apoiar decisões.
- Ajuda a acompanhar objetivos.
- Facilita o trabalho das equipas.
- Permite perceber tendências antes que se transformem em problemas.
É precisamente essa mudança de perspetiva que permite transformar um sistema de gestão numa verdadeira ferramenta de apoio à operação.
Soluções como o Sistema Integrado de Gestão da Fin-Prisma foram desenvolvidas com esse objetivo: integrar processos, documentação, indicadores e ações de melhoria numa única plataforma, tornando a informação mais acessível e útil para quem gere a organização todos os dias, e não apenas quando existe uma auditoria.
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O Grupo EAD ajuda organizações públicas e privadas a integrar processos, documentação e indicadores, transformando o Sistema Integrado de Gestão numa ferramenta útil para a gestão diária e para a melhoria contínua.
