O Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais, aprovado pelo D.L. nº 54-A/99, de 22 de Fevereiro, veio permitir a constituição de fundos de maneio, considerando a reconhecida necessidade de se proceder ao pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis, em numerário, cuja movimentação é da exclusiva competência do responsável para o efeito. Para efeitos de controlo, o órgão executivo deve aprovar um regulamento que estabeleça a constituição e regularização de fundos de maneio.
Esta medida veio abrir a oportunidade à criação de soluções tecnológicas que permitam a gestão destes fundos, visando obter uma maior simplificação, controlo e produtividade, permitindo a gestão de documentos e ofícios do Fundo de Maneio, bem como a automatização do registo contabilístico correspondente.
Começam, assim, a surgir sistemas digitais de gestão de fundos de maneio, suportado num processo físico, com os benefícios inerentes à desmaterialização deste tipo de processos e à consequente redução de circulação do papel dentro dos municípios, contribuindo, desta forma, para a eficiência operacional e ambiental. Esta solução veio permitir uma redução, sensivelmente, de 30% do tempo médio de aprovação dos fundos ou de apresentação dos comprovativos de despesas.
Com uma solução digital, obtém-se uma maior simplificação, o reforço do controlo interno e maior produtividade durante todo o processo. Permite, ainda, a gestão de documentos e ofícios do Fundo Maneio, bem como a automatização do registo contabilístico correspondente, possibilitando a gestão dos fluxos de informação.
Este tipo de soluções pode ter três fluxos de informação:
– A constituição do fundo de maneio, que pode ser ordinário (anual) ou extraordinário (pontual), com os pedidos de fundo, criação do mesmo, revisões, aprovações e entrega do fundo pela tesouraria;
– A reconstituição dos fundos, com a submissão dos comprovativos de despesa, verificação, aprovação das mesmas e reconstituição do fundo pela tesouraria;
– E a reposição do fundo de maneio, com o pedido feito pelo titular e reposição do mesmo no final da sua vigência.
Estas soluções são, normalmente, desenvolvidas sobre sistemas de gestão documental e workflow, permitindo que os documentos fiquem armazenados num sistema acessível remotamente, seja em cloud pública, seja em privada, utilizando um web browser.
Outros dos benefícios para as autarquias de ter um sistema digital de gestão de fundos de maneio é passarem a dispor de um conjunto de serviços, como um motor de workflow configurável, sistemas de partilha e trabalho colaborativo, pesquisas avançadas e altos níveis de confidencialidade de informação.
Este tipo de soluções permite, ainda, a assinatura digital dos documentos emitidos através da utilização do cartão de cidadão.
As autarquias que optarem pelo sistema em modo cloud beneficiam, ainda, de todo o esforço de configuração, manutenção, escalabilidade e atualização, que está incluído no serviço, sendo a rapidez de implementação e configuração fundamental para o sucesso, ao invés do modelo tradicional, permitindo ainda um acesso “anywhere, anytime” e em múltiplas plataformas, requisito quase obrigatório com a proliferação dos smartphones e tablets.
(Publicado por Marco Santos | Dez 10, 2018 | Opinião / Entrevista)
(in http://smart-cities.pt/opiniao-entrevista/fundo-de-maneio1012marcosantos/)
