Uma melhor e mais eficiente proteção de dados, uma gestão documental mais automatizada e a mudança organizacional na automatização de processos. Foram estas as principais conclusões do I Encontro Transformação Digital na Otimização dos Processos Documentais, que decorreu no passado dia 14 de novembro, no VIP Executive Art’s Hotel, em Lisboa.
O encontro, promovido pela EAD – Empresa de Arquivo de Documentação em parceria com a Fujitsu, Totalstor e Spigraph, contou com a presença do belga JD Moons, fundador da CauptureBites e co-criador da Kofax Express, que explicou o funcionamento deste software de digitalização e captura inteligente de documentos, exemplificando com faturas portuguesas.
“As faturas são dos documentos mais complicados de tratar. Se conseguimos fazer isto, conseguimos fazer muito mais”, disse.
JD Moons sublinhou os benefícios de utilização deste software, nomeadamente o facto de conseguir ler os dados dos documentos através de um sistema de reconhecimento ótico de caracteres, exportando-os para sistemas de back end e permitindo validação avançada de dados.
Antes, Jorge Carvalho, sales manager da Sigraph Portugal, lembrou que “o papel faz parte do fluxo de trabalho das organizações, mas não é o mais eficiente devido ao tempo de acesso e partilha de informação”.
Jorge Carvalho defendeu, por isso, uma solução em que o “papel consiga imediatamente falar com as soluções de negócio”, o que só se consegue com um sistema integrado de desmaterialização, captura, classificação e identificação de documentos.
Por seu turno, Jesus Cabañas, diretor-geral de Imagem da Fujitsu Iberia, lembrou que “o mundo está a mudar” e que “não sabemos como será o nosso negócio daqui a cinco anos”.
Cabañas vincou que um dos grandes motivos para uma empresa ter um sistema de digitalização documental é o risco de não conformidade (compliance risk), nomeadamente devido ao novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), imposto pela União Europeia e que entrará em vigor em maio de 2018.
Da parte da EAD, Marco Santos explicou como funciona o Read Write and Share (RWS), um sistema de gestão documental em workflow, criado e desenvolvido pela EAD em 2014, “uma aplicação com customização total e transversal a todas as áreas de negócio”.
(in http://www.rhonline.pt/noticias/2017/11/16/ti-debatem-acesso-e-partilha-de-informacoes-nas-empesas/)
