Quase todas as empresas conhecem esta cena. Um colaborador regressa de uma deslocação, tira fotografias aos recibos, envia alguns por email, esquece outros, preenche um ficheiro Excel e aguarda pela aprovação.
Dias depois, alguém do departamento financeiro tenta perceber se falta algum comprovativo, confirma valores, pede esclarecimentos, volta a enviar emails e, finalmente, processa o reembolso.
Nada disto parece especialmente grave, afinal, sempre funcionou assim.
O problema é que este processo se repete dezenas, centenas ou milhares de vezes ao longo do ano. E o tempo que cada colaborador perde em pequenas tarefas acaba por representar um custo muito superior ao valor das próprias despesas.
Curiosamente, esse custo raramente aparece nos relatórios financeiros.
O Excel nunca foi pensado para gerir processos
O Excel continua a ser uma ferramenta extraordinária para análise, cálculo e tratamento de informação.
O problema começa quando deixa de ser utilizado para aquilo que foi criado e passa a servir de plataforma para gerir processos.
É aí que surgem situações familiares para muitas organizações.
- A versão que foi enviada já não é a mais recente.
- O ficheiro está bloqueado porque outro utilizador o tem aberto.
- Os comprovativos ficaram numa pasta diferente.
- Uma fórmula foi alterada sem ninguém dar por isso.
Nada disto acontece porque o Excel seja uma má ferramenta. Acontece porque está a ser utilizado para resolver um problema para o qual nunca foi desenhado.
O custo mais elevado não está nos reembolsos. Está no tempo
Quando se tenta calcular o custo da gestão de despesas, é comum olhar apenas para os montantes reembolsados.
Mas há outra conta que quase nunca é feita.
- Quanto tempo perde um colaborador a reunir comprovativos?
- Quanto tempo gasta um responsável a validar despesas?
- Quantas horas dedica a equipa financeira a confirmar informação, corrigir erros ou solicitar documentos em falta?
Isoladamente, cada tarefa parece insignificante.
Somadas ao longo de um ano, representam centenas de horas de trabalho administrativo que poderiam ser utilizadas em atividades de maior valor.
Quanto mais manual é o processo, maior é o risco
Os erros não surgem apenas por distração, são uma consequência natural de processos que dependem de múltiplas intervenções humanas.
- Recibos perdidos.
- Valores introduzidos manualmente.
- Despesas duplicadas.
- Pagamentos atrasados.
- Aprovações esquecidas.
Sempre que a informação circula entre emails, folhas de cálculo e pastas partilhadas, aumenta a probabilidade de algo ficar pelo caminho.
Não porque as pessoas trabalhem mal, mas porque o processo lhes exige demasiado.
Os colaboradores também sentem o impacto
Quem submete despesas quer apenas uma coisa: resolver o assunto rapidamente.
Quando o processo é lento, pouco transparente ou exige sucessivas trocas de emails, instala-se uma sensação de frustração que acaba por afetar a experiência dos colaboradores.
É um detalhe que muitas organizações desvalorizam, mas basta pensar na frequência com que estas situações acontecem para perceber o impacto que podem ter na relação entre equipas e departamentos.
A eficiência dos processos internos também faz parte da experiência de quem trabalha na organização.
Automatizar não significa perder controlo. Significa ganhar visibilidade.
Existe a ideia de que automatizar um processo reduz o controlo.
Na gestão de despesas acontece precisamente o contrário. Quando todo o fluxo passa a estar centralizado, torna-se mais simples acompanhar aprovações, verificar o estado de cada pedido, identificar despesas pendentes e consultar comprovativos sempre que necessário.
Em vez de depender de emails ou ficheiros dispersos, toda a informação fica acessível num único processo.
Quem ganha não é apenas o departamento financeiro, mas sim todos os intervenientes.
Um processo simples pode libertar centenas de horas por ano
É fácil olhar para a gestão de despesas como uma tarefa administrativa de pequena dimensão.
Mas, quando analisada em conjunto, representa um dos processos internos mais repetitivos de qualquer organização.
Reduzir alguns minutos em cada submissão, aprovação ou validação pode traduzir-se, ao fim de um ano, em centenas de horas recuperadas.
É precisamente para responder a este desafio que existem soluções especializadas como o VALDOC Expenses, que permitem digitalizar comprovativos, automatizar fluxos de aprovação, centralizar toda a documentação associada às despesas e dar maior visibilidade ao processo, desde a submissão até ao reembolso.
O resultado não é apenas um processo mais rápido, mas também uma organização com maior controlo sobre a informação e com equipas libertas para atividades de maior valor.
A maioria das empresas não decide continuar a gerir despesas em Excel porque acredita que é a melhor solução.
Continua porque o processo nunca foi verdadeiramente revisto.
Entretanto, a organização cresce, o número de colaboradores aumenta e aquilo que antes parecia suficiente transforma-se num processo pesado, moroso e difícil de controlar.
Por vezes, a maior oportunidade de transformação digital não está num projeto complexo.
Está em eliminar pequenas tarefas repetitivas que consomem tempo todos os dias.
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